Offentlig upphandling

Jurist och konsult inom offentlig upphandling

Få hjälp av erfarna jurister och konsulter inom offentlig upphandling. Vi hjälper leverantörer med juridisk rådgivning, anbud, anbudsgranskning, överprövning, skadestånd och andra frågor som kan uppstå före, under och efter en offentlig upphandling.

För att lyckas i en offentlig upphandling krävs ofta både juridisk kunskap, praktisk erfarenhet och förståelse för hur upphandlande myndigheter bedömer anbud. Ett litet misstag i ett anbud kan få stora konsekvenser, samtidigt som fel i upphandlingen kan innebära att en leverantör bör agera snabbt.

Nedan har vi samlat information om offentlig upphandling, hur processen fungerar, vilka principer som styr upphandlingar och när det kan vara aktuellt att ta hjälp av en upphandlingsjurist.

Vad är offentlig upphandling?

Offentlig upphandling är den process där myndigheter, kommuner, regioner och andra upphandlande organisationer köper varor, tjänster eller byggentreprenader. Eftersom inköpen finansieras med offentliga medel styrs processen av särskilda regler. Syftet är att leverantörer ska behandlas lika och att konkurrensen ska ske på ett öppet och rättvist sätt.

De flesta offentliga upphandlingar regleras av lagen om offentlig upphandling, LOU. För vissa områden finns särskilda upphandlingslagar, till exempel för försörjningssektorerna, koncessioner samt försvars och säkerhetsområdet. Det finns även särskilda regler för vissa typer av tjänster och valfrihetssystem.

För leverantörer handlar offentlig upphandling inte bara om att förstå regelverket. Det handlar också om att bedöma vilka krav som måste uppfyllas, hur anbudet ska utformas, vilka frågor som bör ställas under anbudstiden och när juridisk rådgivning behövs.

Så fungerar en offentlig upphandling

En offentlig upphandling börjar vanligtvis med att den upphandlande myndigheten annonserar upphandlingen och publicerar upphandlingsdokumenten. Där framgår vad myndigheten vill köpa, vilka krav som gäller, hur anbudet ska lämnas in och hur anbuden kommer att utvärderas.

Som leverantör behöver ni gå igenom upphandlingsdokumenten noggrant innan anbudet lämnas in. Det gäller bland annat obligatoriska krav, kvalificeringskrav, avtalsvillkor, utvärderingsmodell och formella instruktioner för hur anbudet ska utformas.

Om ni vill ha stöd i arbetet kan ni läsa mer om hjälp att skriva anbud. Innan anbudet skickas in kan det också vara klokt att kontrollera att alla krav är besvarade och att anbudet är tydligt utformat. Läs mer om hur ni kan få ert anbud granskat innan inlämning.

Efter att anbudstiden har gått ut prövar den upphandlande myndigheten anbuden. Myndigheten kontrollerar vanligtvis först att leverantören uppfyller kvalificeringskraven och att anbudet uppfyller samtliga obligatoriska krav. Därefter sker utvärderingen enligt den modell som angivits i upphandlingsdokumenten.

När myndigheten har fattat beslut skickas ett tilldelningsbeslut till leverantörerna. Om ni anser att upphandlingen har genomförts felaktigt är det viktigt att snabbt bedöma om det finns grund för att gå vidare.

Allmänna principer för offentlig upphandling

Offentlig upphandling bygger på ett antal grundläggande principer. De viktigaste är likabehandling, icke diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Principerna styr hur upphandlande myndigheter ska agera och hur kraven i en upphandling ska tolkas.

Likabehandlingsprincipen innebär att leverantörer ska behandlas lika. Alla leverantörer ska få samma förutsättningar och samma information. En myndighet får exempelvis inte acceptera brister hos en leverantör men förkasta en annan leverantör för motsvarande brist.

Transparensprincipen, eller öppenhetsprincipen, innebär att upphandlingen ska vara tydlig och förutsebar. Krav och utvärderingsmodeller måste vara utformade så att normalt informerade leverantörer kan förstå vad som krävs och hur anbuden kommer att bedömas.

Proportionalitetsprincipen innebär att krav inte får vara mer långtgående än vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen. Ett krav ska ha koppling till det som upphandlas och vara rimligt i förhållande till syftet.

Principerna får stor betydelse när det uppstår tvister om exempelvis otydliga krav, felaktig utvärdering eller om ett anbud har förkastats. Många överprövningar handlar just om hur dessa principer ska tillämpas i det enskilda fallet.

Vanliga problem för leverantörer

För leverantörer kan det uppstå flera problem under en offentlig upphandling. Det kan handla om otydliga krav, korta svarstider, svårtolkade upphandlingsdokument eller osäkerhet kring hur ett visst krav ska besvaras.

I vissa fall uppstår problemen först efter tilldelningsbeslutet. Det kan till exempel vara att anbudet har förkastats, att vinnande anbud inte verkar uppfylla obligatoriska krav eller att utvärderingen inte verkar ha följt den modell som angavs i upphandlingsdokumenten.

Vanliga problem är bland annat:

Otydliga eller motsägelsefulla krav.

Anbud som förkastas på grund av formella brister.

Misstanke om felaktig utvärdering.

Bristande dokumentation av poängsättning.

Vinnande anbud som inte verkar uppfylla obligatoriska krav.

Frågor under anbudstiden som inte har besvarats tydligt.

I sådana situationer kan det vara viktigt att granska ert anbud, upphandlingsdokumenten och tilldelningsbeslutet innan ni bestämmer hur ni ska gå vidare.

När kan en upphandling överprövas?

En leverantör kan ansöka om överprövning om leverantören anser att en upphandlande myndighet har brutit mot upphandlingsreglerna och att felet har medfört, eller riskerar att medföra, skada för leverantören.

Det kan till exempel vara aktuellt med överprövning om ett anbud har förkastats på felaktiga grunder, om utvärderingen inte har följt upphandlingsdokumenten, om kraven varit otydliga eller om vinnande leverantör inte uppfyller obligatoriska krav.

Vid en överprövning av en upphandling kan domstolen besluta att upphandlingen ska rättas eller göras om. Rättelse kan till exempel innebära att myndigheten måste göra en ny utvärdering. Om felet ligger i upphandlingsdokumenten kan det i stället bli aktuellt att upphandlingen måste göras om.

Om ni har förlorat en upphandling, fått ert anbud förkastat eller misstänker att den upphandlande myndigheten har brutit mot upphandlingsreglerna bör ni agera snabbt. Läs mer om överprövning av offentlig upphandling och när det kan vara aktuellt att gå vidare juridiskt.

Tidsfrister vid överprövning

Tidsfristerna vid offentlig upphandling är ofta korta. En ansökan om överprövning av en upphandling måste normalt lämnas in innan avtal får tecknas. Efter ett tilldelningsbeslut gäller som huvudregel en avtalsspärr på tio dagar när beslutet skickats elektroniskt.

Under avtalsspärren får den upphandlande myndigheten inte teckna avtal. Om en ansökan om överprövning lämnas in i tid förlängs avtalsspärren normalt automatiskt tills domstolen har prövat målet.

Om sista dagen för att ansöka om överprövning infaller på en helgdag kan tidsfristen i vissa fall förlängas till nästkommande vardag. Eftersom tidsfristerna är korta bör en leverantör som överväger överprövning inte vänta med att söka rådgivning.

När ett avtal redan har tecknats är det som regel inte längre möjligt att överpröva själva upphandlingen. Då kan det i stället bli fråga om överprövning av ett avtals giltighet eller, i vissa situationer, skadestånd.

Juridiskt ombud vid överprövning

Det finns inget krav på att anlita ett juridiskt ombud för att ansöka om överprövning. I praktiken är det däremot ofta en fördel att ta hjälp av någon som arbetar med offentlig upphandling och har erfarenhet av överprövningsmål.

En överprövning är en skriftlig domstolsprocess. Det innebär att domstolen avgör målet utifrån det som parterna har skrivit och den bevisning som har åberopats. Leverantören behöver därför tydligt kunna förklara vilket fel som har begåtts, varför felet strider mot upphandlingsreglerna och hur leverantören har lidit eller riskerat att lida skada.

Eftersom upphandlingsrätten till stor del påverkas av domstolspraxis kan det vara viktigt att argumentationen kopplas till tidigare avgöranden. Det gäller särskilt i frågor om otydliga krav, utvärdering, proportionalitet, skada och felaktigt förkastade anbud.

Kostnader vid överprövning

Det finns normalt ingen ansökningsavgift för att ansöka om överprövning av en offentlig upphandling. Parterna står som huvudregel för sina egna kostnader i processen, oavsett utgång.

Det innebär att en leverantör som vinner en överprövning normalt inte automatiskt får ersättning för kostnader för juridiskt ombud. I vissa situationer kan kostnader i stället bli en fråga i en senare skadeståndsprocess.

Eftersom offentliga avtal ofta kan ha stort ekonomiskt värde kan det ändå vara affärsmässigt motiverat att ta hjälp, särskilt om felet i upphandlingen påverkar möjligheten att vinna avtalet.

Hur inleds en överprövning?

En överprövning inleds genom att leverantören skickar in en skriftlig ansökan till behörig förvaltningsrätt. I ansökan behöver det framgå vilken upphandling det gäller, vilken upphandlande myndighet som ansvarar för upphandlingen, vad leverantören begär och vilka skäl som ligger till grund för ansökan.

Leverantören behöver också förklara varför den upphandlande myndigheten har brutit mot upphandlingsreglerna och på vilket sätt felet har orsakat, eller riskerar att orsaka, skada.

När ansökan har kommit in skickar förvaltningsrätten den vanligtvis till den upphandlande myndigheten, som får möjlighet att svara. Därefter kan leverantören få möjlighet att bemöta myndighetens svar. Processen sker normalt skriftligt och utan muntlig förhandling.

Handläggningstiden varierar, men en överprövning kan ofta ta flera månader. Under tiden kan avtalsspärren innebära att myndigheten inte får teckna avtal med tilldelad leverantör.

Vad krävs för att vinna en överprövning?

För att vinna en överprövning krävs normalt att leverantören kan visa två saker. För det första behöver det finnas ett fel i upphandlingen. För det andra behöver leverantören ha lidit, eller riskera att lida, skada på grund av felet.

Det räcker alltså inte alltid att visa att myndigheten har gjort fel. Felet måste också ha haft betydelse för leverantörens möjlighet att konkurrera om avtalet.

Exempelvis kan skaderekvisitet vara uppfyllt om ett anbud har förkastats felaktigt och leverantören hade kunnat konkurrera om kontraktet om anbudet hade prövats. Det kan också vara uppfyllt om ett otydligt eller oproportionerligt krav har påverkat leverantörens möjlighet att lämna ett konkurrenskraftigt anbud.

Skadestånd vid offentlig upphandling

En leverantör som har lidit ekonomisk skada på grund av att en upphandlande myndighet har brutit mot upphandlingsreglerna kan i vissa fall ha rätt till skadestånd.

Skadestånd kan bli aktuellt exempelvis om tidsfristen för att överpröva upphandlingen har passerat eller om ett fel i upphandlingen har lett till att leverantören gått miste om ett kontrakt. En skadeståndsprocess prövas av allmän domstol och fungerar på många sätt som ett vanligt tvistemål.

Till skillnad från en överprövning kan en skadeståndsprocess innebära en risk att behöva betala motpartens rättegångskostnader om man förlorar. Därför är det viktigt att göra en noggrann bedömning av både juridiska och ekonomiska förutsättningar innan en sådan process inleds.

Läs mer om skadestånd vid offentlig upphandling.

Avbryta en upphandling

En upphandlande myndighet kan i vissa fall avbryta en upphandling. För att ett avbrytande ska vara tillåtet krävs normalt att det finns sakligt godtagbara skäl. Det kan till exempel handla om bristande konkurrens, förändrade behov eller att upphandlingsdokumenten innehåller fel som inte kan rättas inom ramen för den pågående upphandlingen.

Även ett beslut att avbryta en upphandling kan i vissa fall bli föremål för prövning. För leverantörer kan det därför vara viktigt att granska skälen till avbrytandet, särskilt om beslutet framstår som otydligt eller om det finns misstanke om att avbrytandet används för att undvika en viss utgång.

Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket

Upphandlingsmyndigheten ger stöd och vägledning inom offentlig upphandling. Där finns information om regler, principer, vägledningar och praktiska frågor kopplade till upphandling.

Konkurrensverket ansvarar för tillsyn över upphandlingsreglerna. Om en upphandlande organisation genomför en otillåten direktupphandling kan det leda till upphandlingsskadeavgift. Syftet med reglerna är att motverka otillåtna inköp utan annonsering och säkerställa att leverantörer får möjlighet att konkurrera på lika villkor.

Generell information från myndigheter kan vara värdefull, men den ersätter inte en juridisk bedömning i ett konkret ärende. Vid tidskritiska frågor, till exempel efter ett tilldelningsbeslut, bör leverantörer snabbt bedöma om det finns skäl att agera.

Få hjälp med offentlig upphandling

Offentlig upphandling kan vara affärskritiskt för leverantörer som vill vinna avtal med kommuner, regioner, myndigheter och andra offentliga aktörer. Rätt stöd kan minska risken för formella fel, stärka anbudet och hjälpa företaget att fatta rätt beslut när något i processen verkar felaktigt.

Upphandlingsjuristen hjälper leverantörer före, under och efter anbudsprocessen. Vi kan bland annat hjälpa till med anbudshjälp, anbudsgranskning, överprövning och skadestånd vid offentlig upphandling.

Om ni är osäkra på hur ni bör gå vidare i en upphandling kan det vara klokt att ta kontakt tidigt. Det gäller särskilt om anbudstiden snart går ut, om ni fått ett tilldelningsbeslut eller om ni misstänker att en upphandling inte har genomförts korrekt.