Guide: Hur du överprövar en upphandling

Att förlora en offentlig upphandling kan vara frustrerande – men om du misstänker att något gått fel i processen finns möjligheten att begära överprövning. En överprövning innebär att förvaltningsrätten granskar upphandlingen och kontrollerar att lagen om offentlig upphandling (LOU) har följts. Här är en steg-för-steg guide för företag som överväger att överpröva en upphandling:

1. Agera snabbt inom den korta tidsfristen. Tidsfristen för att ansöka om överprövning är mycket kort – normalt tio dagar från det att tilldelningsbeslutet skickats ut. Denna period kallas avtalsspärr och under den tiden får inget kontrakt tecknas. Det är därför viktigt att omedelbart efter ett negativt besked analysera skälen och avgöra om det finns grund för överprövning. Om du väntar för länge förlorar du rätten att få saken prövad. Notera att ansökan om överprövning måste ges in skriftligen till förvaltningsrätten (administrativ domstol) i den region där den upphandlande myndigheten finns.

2. Begär information och överväg direkt rättelse. Innan du formellt går till domstol kan det vara klokt att begära att få ut utvärderingsprotokoll och anbudsunderlag. Leverantörer har rätt att på begäran få upplysningar om varför det egna anbudet förkastats och vilka fördelar det vinnande anbudet hade. Ibland kan man påtala ett tydligt fel direkt för den upphandlande myndigheten. Myndigheten har nämligen rätt att själv rätta till en felaktighet och meddela ett nytt tilldelningsbeslut, exempelvis om de inser att de brutit mot någon upphandlingsregel. Denna informella väg kan lösa problemet snabbare och utan domstolsprocess. Om myndigheten inte går med på det eller felet är allvarligt, får du gå vidare med överprövning i domstol.

3. Förbered en tydlig ansökan till förvaltningsrätten. När du bestämt dig för att ansöka om överprövning behöver du utforma en skriftlig ansökan. Var noga med att inkludera:

• Vilket beslut du vill få prövat (t.ex. tilldelningsbeslutet i en viss upphandling och myndighetens diarienummer).
  

• Vad du vill att domstolen ska besluta – ska upphandlingen göras om eller rättas till på något vis?
  

• På vilka grunder du anser att lagen har överträtts. Beskriv konkret vilka upphandlingsregler som du menar att myndigheten brutit mot, och hur felet har påverkat ditt företag negativt.
  

• Bevisning och relevanta handlingar som stödjer din talan. Bifoga t.ex. tilldelningsbeslutet, upphandlingsdokument, eventuella frågor/svar under upphandlingen och andra dokument som visar felet.
  

Ange också ditt företags kontaktuppgifter och eventuellt ombuds kontaktuppgifter i ansökan, så att domstolen lätt kan nå er. Det är ofta en god idé att ta hjälp av jurister med erfarenhet av offentlig upphandling vid detta steg, eftersom de kan hjälpa till att formulera en stark argumentation och bedöma chanserna för framgång

4. Skicka in ansökan. Skicka ansökan till rätt förvaltningsrätt (den i det område där den upphandlande myndigheten har sitt säte) – detta kan oftast göras via e-post med inskannade dokument för snabb handläggning. Om din ansökan inkommit inom tiodagarsfristen gäller en förlängd avtalsspärr under hela rättsprocessen. Det innebär att den upphandlande myndigheten inte får teckna avtal med vinnande leverantör förrän överprövningen är avgjord, så du riskerar inte att “mista” upphandlingen under tiden målet prövas. I brådskande fall kan du begära att domstolen beslutar interimistiskt att avtal inte får tecknas, men normalt råder automatiskt stopp om ansökan lämnats in i tid.

5. Processen i domstol och möjliga utfall. Förvaltningsrätten kommer att handlägga ärendet skyndsamt. Myndigheten som du överprövar och övriga berörda leverantörer får yttra sig skriftligt. Oftast sker ingen muntlig förhandling, utan beslut fattas på handlingarna. Domstolens prövning går ut på att bedöma om upphandlande myndighet brutit mot någon upphandlingsregel och om ditt företag lidit eller kan komma att lida skada av felet. Om så är fallet kan förvaltningsrätten besluta att upphandlingen ska göras om eller rättas innan den får avslutas. I praktiken kan det betyda att ett nytt tilldelningsbeslut måste fattas, eller att vissa villkor justeras. I extrema fall kan domstolen besluta att ingånget avtal är ogiltigt (om prövningen skett efter kontraktstecknande, men det är ovanligare). Skulle du eller motparten vara missnöjd med förvaltningsrättens dom, går det att överklaga beslutet till kammarrätten inom vanligtvis 3 veckor. Under en överklagandeprocess fortsätter avtalsspärren att gälla, vilket hindrar avtal från att tecknas tills målet avgjorts slutligt.

6. Kostnader och juridisk hjälp. Att ansöka om överprövning i förvaltningsrätten kostar inget i domstolsavgift; processen är avgiftsfri. Däremot står vardera parten för sina egna ombudskostnader, vilket innebär att om du anlitar en jurist eller advokat får du normalt bekosta detta själv (domstolen kan i princip inte döma ut rättegångskostnader i upphandlingsmål). Överprövningar kan vara komplexa och kräver snabb handling. Därför kan det vara värdefullt att ta hjälp av jurister specialiserade på offentlig upphandling – inte minst för att få en snabb bedömning om det finns tillräckliga grunder för att överpröva eller om det kanske är bättre att avstå. Ibland kan en erfaren jurist också avråda från överprövning om chanserna bedöms små, vilket sparar både tid och resurser.

Avslutande råd: En överprövning är ett viktigt verktyg för leverantörer att upprätthålla en rättvis konkurrens. Genom att agera snabbt, noggrant analysera upphandlingsbeslutet och presentera en tydlig argumentation ökar du chansen att vinna framgång i domstol. Kom ihåg att det inte räcker att du är missnöjd – du måste påvisa ett konkret fel mot lagen och att det orsakat skada för ditt företag. Om domstolen ger dig rätt kan det leda till en ny chans att vinna affären eller att upphandlingen görs om.

För mer information om hur vi kan bistå ditt företag vid en överprövning av upphandling, se våra tjänster inom offentlig upphandling. Våra erfarna jurister kan guida dig genom processen – kontakta oss gärna för en inledande bedömning.