Skriven av: Mikael Rendahl
Den offentliga upphandlingen i Sverige utgör en hörnsten i landets ekonomi, med ett årligt värde som överstiger 920 miljarder kronor, vilket motsvarar ungefär en sjättedel av Sveriges bruttonationalprodukt. Inom detta omfattande ekosystem är ramavtalet det mest centrala instrumentet för att reglera affärsförbindelser mellan det allmänna och det privata näringslivet. Under 2023 annonserades över 17 000 upphandlingar, där värdet på de som resulterade i ramavtal uppgick till 145,1 miljarder kronor, vilket faktiskt översteg det totala värdet av specifika kontrakt för samma period. Ramavtalets primära funktion är att skapa en strukturerad ram för återkommande inköp, där de exakta volymerna eller tidpunkterna för leverans inte kan fastställas med precision vid avtalets ingående.
Om du behöver Jurist- och konsulttjänster är du varmt välkommen att kontakta oss. Se alla juridiska tjänster.
Vad är ett ramavtal?
Ett ramavtal definieras juridiskt som ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för de kontrakt som senare ska tilldelas under en viss tidsperiod. Det som särskiljer ett ramavtal från ett ordinärt upphandlingskontrakt är dess framåtblickande karaktär; medan ett kontrakt avser en specifik anskaffning, sätter ramavtalet de spelregler som ska gälla när myndigheten i framtiden väljer att påkalla leverans. I svensk rättspraxis avgörs avtalets karaktär av dess faktiska villkor och förekomsten av en avropsmekanism; om myndigheten reserverar sig för att behovet kan variera och att varje leverans kräver en separat beställning, föreligger ett ramavtal.
Fördelar med ramavtal
Ramavtalet fungerar som ett strategiskt affärsverktyg som skapar värde för båda parter genom att minska administration och skapa förutsägbarhet.
För de upphandlande myndigheterna handlar det främst om att sänka transaktionskostnader och förenkla gemensamma anskaffningar. Genom att slippa genomföra en ny fullständig upphandling vid varje enskilt behov sparas betydande tid och resurser. Det säkerställer också tillgång till en stabil leverantörsbas med förutbestämda villkor för pris och kvalitet, vilket ökar beredskapen vid plötsliga behov.
För leverantörer innebär ett ramavtal ofta en inträdesbiljett till en trygg och långsiktig inkomstkälla under normalt fyra år. Det skapar stabilitet, minskar administrationen vid varje enskild beställning och stärker företagets trovärdighet på marknaden. Det finns dock affärsmässiga risker, såsom bristen på garanterade försäljningsvolymer och risken för prislåsningar om avtalet saknar indexklausuler för att hantera marknadsförändringar.
Hur man avropar
När en myndighet väl har tecknat ett ramavtal sker de faktiska köpen genom avrop. Hur detta går till beror på om det finns en eller flera leverantörer på avtalet.
Vid ramavtal med endast en leverantör är samtliga villkor fastställda i förväg och avrop sker direkt hos denne. Om det finns flera leverantörer används främst två metoder:
-
Rangordning: Leverantörerna listas i en fast ordning (1, 2, 3...). Myndigheten måste vända sig till nummer ett först, och får endast gå vidare till nummer två om den första inte kan leverera enligt avtalets villkor.
-
Förnyad konkurrensutsättning (FKU): Ofta kallat "miniupphandling". Vid behov bjuds samtliga leverantörer på ramavtalet in att lämna anbud för det specifika behovet, vilket gör det möjligt att preciseras villkor och pris vid avropstillfället.
Det finns även modeller med särskilda fördelningsnycklar, där objektiva kriterier som exempelvis lägsta pris vid avropstillfället eller geografisk närhet avgör valet.
Dynamiska inköpssystem (DIS)
Som ett flexibelt alternativ till ramavtalet har Dynamiska inköpssystem (DIS) blivit allt vanligare. Till skillnad från ett ramavtal, som är stängt för nya leverantörer under avtalsperioden, är ett DIS öppet för nya aktörer under hela dess giltighetstid så länge de uppfyller kvalificeringskraven.
Ett DIS har ingen lagstadgad tidsbegränsning på fyra år, vilket gör det till ett mer långsiktigt instrument. Vid varje enskilt köp bjuds samtliga kvalificerade leverantörer in att lämna anbud, vilket motverkar de inlåsningseffekter som kan uppstå i stängda ramavtal och säkerställer att myndigheten får tillgång till marknadens senaste lösningar och priser.
Takvolymer och den juridiska revolutionen
Kravet på takvolymer har under de senaste åren omformat svensk upphandlingsrätt. Genom EU-domstolens domar i målen Coopservice (C-216/17) och Simonsen & Weel (C-23/20) har det klargjorts att en myndighet måste ange den största kvantitet eller det högsta värde som ett ramavtal kan omfatta.
Syftet med takvolymen är att säkerställa transparens; leverantörer måste kunna bedöma avtalets omfattning för att utarbeta konkurrenskraftiga anbud. När det angivna taket har nåtts förlorar ramavtalet sin verkan i upphandlingsrättslig mening. Eventuella ytterligare avrop betraktas då som otillåtna direktupphandlingar. I Sverige bekräftades detta genom Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 2022 ref. 4, som slog fast att takvolym är obligatoriskt i direktivstyrda ramavtal.
Aktivitetsplikt och påtalandeskyldighet
Ett av de viktigaste rättsliga skiftena rör leverantörens så kallade påtalandeskyldighet eller aktivitetsplikt. Enligt HFD 2022 ref. 4 vilar en skyldighet på leverantören att begränsa sin skada genom att agera proaktivt.
Om en leverantör upptäcker otydligheter eller lagstridiga villkor i upphandlingsdokumenten måste detta påtalas redan under anbudstiden via frågor- och svarsfunktionen. Passivitet kan leda till att leverantören förlorar sin rätt till överprövning efter tilldelningsbeslutet, eftersom domstolen kan bedöma att skaderekvisitet inte är uppfyllt om felet hade kunnat rättas till tidigare. Denna rättspraxis har under 2024 utvidgats till att i vissa fall omfatta även uppenbara lagöverträdelser som en leverantör borde ha känt till.
Ändringar av ramavtal under löptiden
Möjligheterna att ändra i ett redan ingått ramavtal är strikt begränsade enligt 17 kap. LOU. Ändringar är tillåtna om de är av mindre värde (under 10 procent för varor/tjänster och under 15 procent för byggentreprenader) förutsatt att avtalets övergripande karaktär inte ändras.
Väsentliga ändringar, såsom att införa villkor som skulle ha lockat andra anbudsgivare vid det ursprungliga förfarandet eller att utöka avtalets omfattning betydligt, kräver en ny upphandling. EU-domstolen har nyligen klargjort att en ändring av ersättningsmetoden inte nödvändigtvis ändrar avtalets övergripande karaktär, såvida det inte leder till en grundläggande förändring av den ekonomiska jämvikten till leverantörens förmån.
Vanliga frågor om ramavtal
Är en myndighet tvungen att använda ett befintligt ramavtal? Ja, om det finns ett tillämpligt ramavtal är myndigheten som huvudregel avtalsrättsligt bunden att använda detta framför att göra nya fristående inköp.
Hur länge får ett ramavtal gälla? Huvudregeln för direktivstyrda upphandlingar är maximalt fyra år. Längre tid får endast användas i undantagsfall om föremålet för upphandlingen nödvändigtvis kräver det.
Vad händer om takvolymen passeras? När takvolymen nås upphör ramavtalet att ha upphandlingsrättslig verkan. Fortsatta avrop efter detta riskerar att betraktas som otillåtna direktupphandlingar, vilket kan leda till ogiltigförklarande och skadeavgifter.
Skriven av Mikael Rendahl. Mikael har en juristutbildning och lång praktisk erfarenhet som jurist, bland annat som bolagsjurist och grundare av Upphandlingsjuristen AB.