Skallkrav, beviskrav och bilagor: det som ofta fäller anbud

Skriven av: Mikael Rendahl

För många leverantörer är det inte själva erbjudandet som är problemet. Produkten, tjänsten, priset och erfarenheten kan vara konkurrenskraftiga, men anbudet kan ändå falla på formella brister. Det kan handla om ett missat skallkrav, ett otydligt svar, en bilaga som inte bifogats eller ett bevis som inte styrker det som efterfrågas.

När ett företag ska skriva anbud i offentlig upphandling är det därför viktigt att skilja mellan vad som är säljande text och vad som är juridiskt nödvändigt. Ett anbud behöver vara tydligt och affärsmässigt, men det måste framför allt uppfylla samtliga krav i upphandlingsdokumenten.

Vad är ett skallkrav?

Skallkrav, ibland kallade obligatoriska krav, är krav som måste vara uppfyllda för att anbudet ska kunna gå vidare i upphandlingen. Det kan till exempel handla om tekniska krav, leveranskrav, certifieringar, ekonomisk kapacitet, erfarenhet, kvalitetssystem eller krav på hur anbudet ska lämnas in.

Ett vanligt misstag är att leverantören utgår från att det räcker att kravet “i praktiken” är uppfyllt. I offentlig upphandling är det dock anbudet som bedöms. Om det inte tydligt framgår av anbudet att kravet är uppfyllt kan det innebära en risk, även om leverantören faktiskt har kapaciteten.

Därför bör varje skallkrav hanteras systematiskt. Det bör framgå var i anbudet kravet besvaras, vilken bilaga som styrker kravet och om svaret behöver förtydligas i anbudstexten.

Beviskrav behöver kontrolleras separat

Beviskrav är de handlingar eller uppgifter som ska visa att leverantören uppfyller vissa krav. Det kan exempelvis vara intyg, årsredovisning, referensuppdrag, certifikat, CV:n, försäkringsbevis, behörigheter eller andra dokument.

Här uppstår ofta praktiska problem. Leverantören kan ha rätt kompetens, rätt erfarenhet och rätt system på plats, men ändå lämna in fel typ av bevis. Ibland är beviset för gammalt. Ibland saknas underskrift. Ibland styrker bilagan nästan rätt sak, men inte exakt det som den upphandlande myndigheten har begärt.

En bra anbudsprocess bör därför innehålla en separat beviskontroll. Det räcker inte att kontrollera att en bilaga finns med. Man behöver också kontrollera att bilagan svarar mot rätt krav, är aktuell och är utformad på det sätt som upphandlingsdokumenten kräver.

Bilagor är en vanlig riskpunkt

Bilagor kan uppfattas som en administrativ detalj, men i praktiken är de ofta avgörande. Ett anbud kan innehålla starka texter men ändå bli problematiskt om en obligatorisk bilaga saknas eller om fel version av ett dokument bifogas.

Vanliga bilagemisstag är att:

fel fil bifogas
en bilaga lämnas i fel format
en äldre version används
bilagan saknar efterfrågad information
bilagan inte är undertecknad
bilagan hänvisar till information som inte finns i anbudet
bilagan inte matchar kravet den ska styrka

Det är också vanligt att leverantörer hänvisar till webbplatser, standardmaterial eller allmän företagsinformation i stället för att lämna den information som faktiskt efterfrågas. Det kan skapa onödig risk, eftersom den upphandlande organisationen normalt ska bedöma det som framgår av anbudet.

Behöver ni stöd med att gå igenom skallkrav, beviskrav och bilagor inför en upphandling kan Upphandlingsjuristen hjälpa er med anbudsskrivning och kvalitetssäkring av anbudet. Läs mer om vår tjänst skriva anbud och anbudskonsult inom offentlig upphandling.

Skapa en kravmatris innan anbudet skrivs klart

Ett praktiskt sätt att minska risken är att skapa en kravmatris. I den bör varje krav kopplas till ett svar, en ansvarig person och eventuell bilaga. Då blir det tydligt vad som är besvarat, vad som saknas och vad som behöver granskas juridiskt innan inlämning.

En enkel kravmatris kan innehålla:

kravnummer eller hänvisning till upphandlingsdokumentet
kort beskrivning av kravet
var i anbudet kravet besvaras
vilken bilaga som styrker kravet
vem som ansvarar för underlaget
status inför inlämning

Detta är särskilt viktigt vid större upphandlingar där flera personer bidrar med olika delar av anbudet. Utan tydlig struktur ökar risken för att någon tror att en annan person har hanterat ett krav.

Var försiktig med standardsvar

Många företag använder återkommande texter i sina anbud. Det kan vara effektivt, men innebär också en risk. Ett standardsvar som fungerade i en tidigare upphandling behöver inte nödvändigtvis svara mot kraven i en ny upphandling.

Det är särskilt viktigt att kontrollera standardsvar mot utvärderingsmodellen. Om myndigheten efterfrågar en konkret beskrivning av arbetssätt, ansvarsfördelning, tidplan eller kvalitetssäkring bör svaret anpassas efter just den upphandlingen.

Ett anbud bör inte bara visa att leverantören är kompetent. Det bör visa att leverantören har förstått den aktuella upphandlingen.

Granska anbudet innan det lämnas in

De sista dagarna innan anbudsinlämning bör inte bara användas till att skriva färdigt texterna. De bör också användas till att kontrollera att anbudet håller juridiskt och formellt.

En slutlig anbudsgranskning bör bland annat omfatta:

att samtliga skallkrav är besvarade
att alla beviskrav är uppfyllda
att efterfrågade bilagor finns med
att bilagorna har rätt innehåll och version
att anbudet inte innehåller otillåtna reservationer
att svaren är tydliga i förhållande till utvärderingsmodellen
att anbudet lämnas in i rätt tid och på rätt sätt

För strategiskt viktiga upphandlingar kan det vara klokt att låta en extern anbudskonsult eller upphandlingsjurist granska anbudet innan det skickas in. Det kan minska risken för formella misstag och ge företaget bättre förutsättningar att få anbudet prövat på rätt sätt.

Relaterade tjänster hos Upphandlingsjuristen

Skriva anbud med anbudskonsult

Granska ert anbud innan inlämning

Juridisk rådgivning inom offentlig upphandling

Referenser:

Tillbaka till blogg