Att delta i offentlig upphandling innebär att man som leverantör måste förstå de spelregler som gäller. Inom offentlig upphandling finns fem grundläggande principer, hämtade från EU-rätten, som alla upphandlande myndigheter måste följa. Syftet med dessa principer är att säkerställa rättvisa, öppenhet och konkurrens på lika villkor för alla som lämnar anbud. I den här guiden går vi igenom vad dessa principer innebär i praktiken och varför de är viktiga för ditt företag när ni gör affärer med offentlig sektor.
De fem grundläggande upphandlingsprinciperna
De centrala principerna för offentlig upphandling är icke-diskriminering, likabehandling, transparens (öppenhet), proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Här förklarar vi dem en i taget:
-
Icke-diskrimineringsprincipen: Ingen leverantör får diskrimineras på grund av nationalitet eller geografiskt läge. Det betyder att en upphandlande myndighet inte får ställa krav som endast lokala eller inhemska företag kan uppfylla. Alla kvalificerade leverantörer, oavsett om de finns i samma kommun eller i ett annat EU-land, ska ha möjlighet att vara med på lika villkor. Man får till exempel inte kräva att ett företag ska vara registrerat i Sverige om det inte är nödvändigt – sådana begränsningar skulle utesluta utländska leverantörer och bryta mot principen.
-
Likabehandlingsprincipen: Alla leverantörer ska behandlas lika. Konkret innebär det att samma information måste ges till alla samtidigt, och att samma tidsfrister och regler gäller för alla anbudsgivare. Ingen ska få fördelar eller särbehandling. Om en fråga besvaras under anbudstiden måste svaret kommuniceras till samtliga potentiella anbudsgivare, inte bara till den som ställde frågan. Likabehandling innebär också att inkomna anbud bedöms objektivt utifrån förutbestämda kriterier, utan att favorisera någon leverantör. Till exempel får en upphandlare inte acceptera ett anbud som kommit in efter deadline – samma slutdatum gäller för alla, utan undantag.
-
Transparensprincipen (öppenhet): Öppenhet är nyckeln till förtroende i upphandlingar. Alla steg i processen ska vara förutsebara och dokumenterade. Upphandlingsdokumenten (förfrågningsunderlag, kravspecifikationer etc.) ska vara klara och tydliga, så att du som leverantör förstår exakt vad som efterfrågas och vilka krav som ställs. Inga dolda kriterier får förekomma. Dessutom ska en offentlig upphandling annonseras på ett sätt så att den blir tillgänglig för marknaden (ofta via en databas eller portal för upphandlingar). Efter avslutad upphandling ska leverantörer som lämnat anbud få information om resultatet, till exempel vem som vann kontraktet och på vilka grunder. Allt detta skapar transparens så att du som leverantör kan känna dig trygg med att processen gått rätt till.
-
Proportionalitetsprincipen: Kraven i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Det innebär att en myndighet inte får ställa onödigt överdrivna krav som inte är relevanta för kontraktet. Alla villkor – från kvalificeringskrav på leverantören till tekniska specifikationer – måste vara motiverade utifrån det behov som ska täckas. Till exempel: om en kommun ska upphandla kontorsstolar för ett mindre kontor, får de inte kräva att leverantören ska ha en omsättning på hundratals miljoner kronor. Ett sådant krav vore oproportionerligt i förhållande till affärens storlek och skulle utestänga många mindre leverantörer i onödan. Proportionalitet handlar alltså om sunda krav – de ska vara tillräckliga men inte mer långtgående än nödvändigt.
-
Principen om ömsesidigt erkännande: Intyg, certifikat och liknande dokument som utfärdats av en myndighet i ett EU/EES-land ska gälla även i andra EU/EES-länder. En upphandlande myndighet kan alltså inte kräva att en leverantör ska visa upp identiska dokument utfärdade i Sverige om motsvarande handling finns från ett annat land. Till exempel ska ett företag från Tyskland kunna använda sitt tyska registreringsbevis eller intyg om skattebetalning när det lämnar anbud i Sverige. Ömsesidigt erkännande underlättar för leverantörer från olika länder att delta utan onödigt krångel och byråkrati.
Vad innebär principerna för dig som leverantör?
För dig som företagare och anbudsgivare betyder dessa principer att du har rätt att bli behandlad rättvist och korrekt i varje offentlig upphandling. Alla anbud ska bedömas på lika villkor och enligt de regler som meddelats i förväg. Om en upphandlande myndighet bryter mot någon av principerna – till exempel om du misstänker att ett krav är diskriminerande eller oproportionerligt, eller att utvärderingen inte gått rätt till – då kan du ha möjlighet att begära en överprövning av upphandlingen hos förvaltningsdomstol. Det är ett sätt att få upphandlingen rättsligt prövad och eventuellt få den rättad eller ogiltigförklarad om fel begåtts. Principerna är alltså inte bara teoretiska ideal, utan de ger dig konkreta rättigheter och skydd.
Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att principerna även ställer krav på dig som leverantör att följa spelreglerna. Du behöver lämna kompletta och korrekta anbud inom utsatt tid och hålla dig till de krav som ställs, just för att upphandlaren ska kunna behandla alla lika. Genom att känna till principerna kan du också utforma ditt anbud på ett sätt som ligger i linje med dem – till exempel vara tydlig och transparent i din offert, och inte försöka kringgå regler (det skulle oftast slå tillbaka på dig själv).
Avslutande råd
De grundläggande principerna för offentlig upphandling är till för att skapa en schysst spelplan där alla leverantörer har en chans att konkurrera om offentliga kontrakt. Förståelse för principerna gör det lättare för ert företag att både förbereda bättre anbud och att veta när något inte går rätt till. Håll alltid utkik efter att upphandlingen sköts enligt dessa regler – och våga ställa frågor till upphandlaren om något verkar oklart eller orättvist.
Står ditt företag inför en upphandling och ni känner er osäkra på reglerna? Upphandlingsjuristen AB har lång erfarenhet av offentlig upphandling och kan bistå med rådgivning. Behöver ni hjälp med att utforma eller granska ert anbud för att säkerställa att allt följer principerna och uppfyller kraven? Vår tjänst för anbudshjälp ger er experthjälp genom hela processen. Tveka inte att ta kontakt – med rätt stöd ökar ni chanserna till en framgångsrik affär i offentlig sektor.