Inom offentlig upphandling är det viktigt att förstå de tre centrala elementen som avgör om en leverantör kan delta och vinna en upphandling: uteslutningsgrunder, kvalificeringskrav och utvärderingskriterier. Dessa moment följer upphandlingens gång – först kontrollerar den upphandlande myndigheten om det finns skäl att utesluta en leverantör, sedan om leverantören uppfyller ställda kvalificeringskrav, och slutligen utvärderas anbuden utifrån förutbestämda utvärderingskriterier. Här går vi igenom vad dessa begrepp innebär, och ger råd både till leverantörer (anbudsgivare) och upphandlande myndigheter om vad man bör tänka på i varje steg.
1. Uteslutningsgrunder – när en leverantör kan diskvalificeras: Uteslutningsgrunder är skäl att diskvalificera en leverantör helt, oavsett hur bra anbudet annars är. Enligt lag måste en upphandlande myndighet utesluta leverantörer som dömts för vissa allvarliga brott (till exempel korruption, organiserad brottslighet) eller som har stora obetalda skatter eller sociala avgifter. Dessa kallas obligatoriska uteslutningsgrunder. Det finns även frivilliga uteslutningsgrunder, till exempel om leverantören gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen, är i konkurs, har missvisande information i sitt anbud, eller har försökt otillbörligt påverka upphandlingen. Upphandlande myndighet får utesluta på frivillig grund men måste inte – dock om man angett i upphandlingsdokumenten att en viss frivillig grund ska medföra uteslutning, då är myndigheten skyldig att göra det. Som leverantör gäller det att hålla sig skötsam: undvik att hamna i situationer som ger uteslutningsskäl (t.ex. se till att betala skatter i tid och följ lagar). Om ni ändå har någon belastning (t.ex. en äldre dom mot företaget), kan ni åberopa self-cleaning – det vill säga visa att ni vidtagit åtgärder för att komma till rätta med problemen, för att undvika uteslutning. Som upphandlare bör man kontrollera alla anbudsgivare mot dessa grunder (t.ex. via belastningsregister och Skatteverkets uppgifter) innan utvärdering. Tänk på att tidsgränser gäller: en brottsdom äldre än 5 år får inte användas för uteslutning, och för frivilliga grunder är gränsen oftast 3 år. Dokumentera beslut om uteslutning noga och ge alltid leverantören möjlighet att yttra sig innan beslut – ingen får uteslutas ohörd.
2. Kvalificeringskrav – krav på leverantörens lämplighet: Kvalificeringskraven är de kriterier som den upphandlande myndigheten ställer på leverantörens förmåga och kapacitet att utföra kontraktet. Vanliga kvalificeringskrav rör ekonomisk ställning (t.ex. en viss omsättning, intyg om skötta betalningar), teknisk och yrkesmässig kapacitet (t.ex. referensprojekt, erfaren personal, certifikat) samt ibland krav på viss registrering eller licens för verksamheten. Det är viktigt att förstå att enligt LOU behöver en myndighet inte ställa några kvalificeringskrav alls – det är frivilligt att ställa sådana krav. Om krav ställs, ska de ha en naturlig koppling till kontraktet och vara proportionerliga (inte onödigt stränga för det som ska upphandlas). Som upphandlande myndighet bör man noga överväga vilka krav som är relevanta och inte gå på slentrian – för höga eller irrelevanta trösklar kan diskriminera leverantörer i onödan och strida mot likabehandlingsprincipen. Skriv tydligt vilka bevis som krävs (t.ex. årsredovisning, intyg, CV för nyckelpersoner). Som leverantör gäller det att läsa kvalificeringskraven noga och se till att ert anbud innehåller all efterfrågad information som styrker att just ni uppfyller kraven. Om det exempelvis krävs erfarenhet av tre liknande uppdrag, se till att ni bifogar referenser som visar det. Uppfyller ni inte ett visst krav, kan ni ibland åberopa kapacitet från en underleverantör eller partner – men då måste ni vanligtvis visa ett åtagande från den parten. Kom ihåg att om ni inte uppfyller kvalificeringskraven så hjälper det tyvärr inte hur bra pris eller koncept ni erbjuder; anbudet kommer ändå att förkastas på formell grund. Alltså: uppfyll kraven först, briljera med erbjudandet sedan.
3. Utvärderingskriterier – hur anbuden bedöms och poängsätts: Utvärderingskriterierna kommer i spel efter att eventuella uteslutningar skett och alla kvalificerade leverantörer är klara. Här avgörs vilket anbud som vinner. Lagen anger att kontraktet ska tilldelas antingen baserat på lägsta pris, lägsta kostnad, eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (bästa förhållande mellan pris och kvalitet). I praktiken används ofta det sistnämnda, vilket innebär att flera tilldelningskriterier (utvärderingskriterier) utöver pris kan beaktas – till exempel kvalitet, funktion, driftskostnader, leveranstid, serviceupplägg, estetisk utformning etc. Upphandlande myndighet måste på förhand ange vilka kriterier som kommer användas och hur de viktas inbördes. Det kan vara en fast vikt (t.ex. pris 60%, kvalitet 40%) eller ett intervall under vissa omständigheter, men intervallet får inte vara så brett att det blir oförutsebart. Transparens är nyckeln – leverantörerna ska i förväg förstå vad som värderas i upphandlingen och ungefär hur. Som leverantör bör ni noga analysera utvärderingskriterierna i förfrågningsunderlaget: Är det bara pris som räknas? Då kanske ni behöver optimera kostnaderna. Vägs kvalitet in? Se till att beskriva era mervärden tydligt. Om t.ex. “leveranstid” eller “driftsekonomi” ingår, lyft fram era styrkor där. Poängsättningen av mjuka kriterier (som kvalitet) sker ofta genom att utvärdera era textbeskrivningar – lägg därför arbete på att svara strukturerat på alla sådana punkter och koppla ert erbjudande till upphandlarens behov. Som upphandlare gäller det att utforma kriterierna så att de uppfyller kraven på saklighet och ickediskriminering. Bedömningen ska vara möjlig att följa upp; om ni t.ex. har ett kvalitetskriterium, definiera vad som ger högre poäng. Undvik att utvärdera sådant som egentligen rör leverantörens allmänna kapacitet (det hör hemma som kvalificering, inte utvärdering). Ett vanligt misstag är att blanda ihop kvalificeringskrav och utvärderingskriterier – exempelvis att ge poäng för erfarenhet eller certifikat som samtidigt ställts som skall-krav. Sådant dubbelräknande är inte tillåtet och kan leda till överprövning. Kort sagt, håll isär dessa tre steg tydligt.
4. Råd till leverantörer: För att lyckas i en offentlig upphandling måste ni klara trippeln: inte vara föremål för uteslutningsgrund, uppfylla alla kvalificeringskrav, och utforma bästa möjliga anbud enligt utvärderingskriterierna. Gör en självinventering i god tid innan anbud: har vi ekonomin, kapaciteten och den rena historiken som krävs? Om något verkar riskera uteslutning (t.ex. ett mindre allvarligt frivilligt uteslutningsskäl), nämn proaktivt i anbudet vilka åtgärder ni vidtagit för att komma till rätta med det – transparens kan öka förtroendet hos upphandlaren. Säkerställ att alla skall-krav (både på er som leverantör och på varan/tjänsten) är uppfyllda i ert anbud; ett enda ouppfyllt krav kan göra att anbudet förkastas utan prövning. När ni skriver anbudet, strukturera svaren efter upphandlingsdokumentens ordning – gör det lätt för granskaren att se att ni uppfyller allt. Under utvärderingen, försök erbjuda mervärde inom de områden som ger poäng. Om ni har svårt att konkurrera i pris, kanske ni kan erbjuda bättre kvalitet eller service som motiverar poäng och därmed vinna på det ekonomiskt mest fördelaktiga helhetserbjudandet.
5. Råd till upphandlande myndigheter: Var tydlig och konsekvent. En väl genomtänkt upphandling sparar tid i längden och minskar risk för överprövningar. Formulera uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav i annonsen så leverantörerna vet vad som förväntas. Använd gärna standardformulär för att inhämta uppgifter (t.ex. ESPD – egenförsäkran) för att förenkla prövningen. När anbuden kommer in, kontrollpröva i rätt ordning: uteslut först de leverantörer som måste eller bör uteslutas, kolla sedan att resterande uppfyller alla kvalificeringskrav. Endast de som klarat dessa steg ska ni utvärdera anbuden för. Vid utvärderingen, följ er förutbestämda modell slaviskt – ni får inte införa nya bedömningsgrunder i efterhand eller ändra vikter. All poängsättning bör kunna motiveras objektivt utifrån kriterierna. Dokumentera varje steg noga i utvärderingsrapporten. Om det uppstår osäkerhet, t.ex. en oklar uppgift i ett anbud, kom ihåg att ni under vissa förutsättningar får be leverantören förtydliga eller komplettera en uppgift – men detta måste ske på ett sätt som inte snedvrider konkurrensen. Slutligen, tänk på de grundläggande principerna (icke-diskriminering, likabehandling, transparens, proportionalitet och öppen konkurrens): de genomsyrar hela processen från uteslutning och kvalificering till utvärdering. Om ni agerar korrekt i alla tre stegen ökar chansen att upphandlingen resulterar i ett bra avtal – och tål en granskning om någon överprövar.
Referenser (Upphandlingsjuristen):
-
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – 13 kap. 1–3 §§ (obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder) samt prop. 2015/16:195 s. 511 ff (förarbeten kring uteslutning och self-cleaning). Källa Upphandlingsmyndigheten
-
Upphandlingsmyndigheten – “Krav på leverantören och grund för uteslutning” (2022): Officiell vägledning om obligatoriska/frivilliga uteslutningsgrunder och om att kvalificeringskrav är frivilliga för upphandlande myndigheter. Källa Upphandlingsmyndigheten
-
Kammarrätten i Jönköping, mål nr 1097-20 – Dom om utvärderingsmodeller: påpekar att utvärderingskriterier och deras viktning måste anges så tydligt att anbudsgivarna förstår hur utvärderingen sker; alltför breda viktintervall kan strida mot transparensprincipen. Källa Upphandlingsjuristen