Offentlig upphandling kan upplevas som ett eget “språk” första gången man deltar: annonsering, upphandlingsdokument, ska-krav, tilldelning, avtalsspärr… Men när man väl ser logiken blir det betydligt lättare att arbeta strukturerat och affärsmässigt.
Här får ni en snabb, praktisk överblick – med fokus på vad som är mest relevant för leverantörer.
1) Vad är offentlig upphandling?
Offentlig upphandling är när offentliga organisationer (t.ex. kommuner, regioner och statliga myndigheter) köper varor, tjänster eller entreprenader enligt upphandlingsregler.
Syftet är att inköpen ska ske:
-
konkurrensutsatt,
-
transparent,
-
och på lika villkor.
Det är därför processen är mer formaliserad än många privata affärer.
2) Vanliga steg i en upphandling
Även om detaljer kan variera ser flödet ofta ut så här:
-
Annons och upphandlingsdokument publiceras.
-
Frågor och svar under anbudstiden.
-
Anbud lämnas innan deadline.
-
Prövning (kvalificering och kontroll av krav).
-
Utvärdering enligt tilldelningskriterier.
-
Tilldelningsbeslut med motivering.
-
Avtalsspärr (en tidsperiod innan avtal får tecknas).
-
Avtal tecknas och leverans startar.
-
Uppföljning under avtalsperioden.
Som leverantör är det ofta steg 1–3 som avgör om ni ens får en chans i utvärderingen.
3) De fem grundprinciperna – det här är “ramverket”
De upphandlande organisationerna måste följa fem grundprinciper. För leverantörer är de viktiga eftersom de hjälper er bedöma om något verkar fel, eller om ett krav är orimligt.
-
Likabehandling: samma regler ska gälla för alla leverantörer.
-
Icke-diskriminering: man får inte gynna/missgynna på otillåtna grunder.
-
Transparens (öppenhet): kraven ska vara tydliga och förutsägbara.
-
Proportionalitet: kraven ska stå i rimlig proportion till det som köps.
-
Ömsesidigt erkännande: intyg/certifikat från andra EU-länder ska normalt accepteras.
Praktiskt betyder detta att ni ofta kan “läsa mellan raderna” med principerna: om ett krav känns märkligt, fråga er vilken princip som kan påverkas – och ställ sedan en konkret fråga i upphandlingen.
4) Upphandlingsdokumenten: var uppstår de vanligaste misstagen?
Vanliga fallgropar i anbud är sällan “brist på kompetens”. Det är oftare:
-
ett obligatoriskt krav missas i en bilaga,
-
ett fält lämnas tomt,
-
fel filformat eller fel språk,
-
en referens är inte uppdaterad,
-
anbudet lämnas in för sent.
Ett bra arbetssätt är att alltid ha en enkel “kravmatris” + slutchecklista innan inlämning.
5) När är överprövning aktuellt?
Om ni anser att den upphandlande organisationen har gjort fel under upphandlingen kan ni i vissa fall ansöka om överprövning i förvaltningsdomstol. Det kan exempelvis handla om:
-
otydliga eller oproportionerliga krav,
-
felaktig utvärdering,
-
bristande likabehandling,
-
att man inte följt upphandlingsreglerna.
Överprövning är ett juridiskt verktyg – men också ett affärsbeslut. Det behöver finnas en tydlig grund och en tydlig plan för vad ni vill uppnå.
6) Nästa steg: så bygger ni en stabil grund som leverantör
För företag som vill bli bättre över tid brukar detta ge snabbast effekt:
-
Bygg en mall för anbudssvar (struktur, språk, standardbilagor).
-
Samla återanvändbara bevis (certifikat, policys, referenser).
-
Utvärdera varje upphandling ni deltar i: vad fungerade, vad missades?
-
Ha en rutin för frågor och tolkningar i god tid.
Relaterad tjänst hos Upphandlingsjuristen
Överprövning vid offentlig upphandling – Juridisk hjälp för en rättvis upphandlingsprocess
https://upphandlingsjuristen.se/products/overprovning-offentlig-upphandling
Referenser:
Upphandlingsmyndigheten – “Om offentlig upphandling” (hämtad 2025): Förklarar vad offentlig upphandling är, vad upphandlingsdokument är och att de grundläggande principerna gäller i alla skeden.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/om-offentlig-upphandling/
Upphandlingsmyndigheten – “De grundläggande upphandlingsprinciperna” (hämtad 2025): Sammanfattar de fem principerna och att upphandlingsregler ska tolkas mot bakgrund av dem.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/regler-och-lagstiftning/de-grundlaggande-upphandlingsprinciperna
Upphandlingsmyndigheten – “Överprövning av en offentlig upphandling” (hämtad 2025): Beskriver när leverantörer kan begära överprövning, vad den kan avse och hur processen hänger ihop med avtalsspärr.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/regler-och-lagstiftning/overprovning-och-andra-rattsmedel/overprovning/av-en-upphandling
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (SFS 2016:1145): Den centrala svenska lagen för offentlig upphandling (LOU).
riksdagen.se
Se länk: https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-20161145-om-offentlig-upphandling_sfs-2016-1145/
Konkurrensverket – “Fem grundläggande principer inom offentlig upphandling” (hämtad 2025): Beskriver de fem principerna och att de sätter ramar även vid direktupphandlingar.
konkurrensverket.se
Se länk: https://www.konkurrensverket.se/upphandling/lagar-och-regler/fem-grundlaggande-principer/