En anbudsprocess är sällan “bara att fylla i ett formulär”. För många leverantörer är det ett skarpt affärsprojekt där struktur, bevisning och kvalitetssäkring avgör om anbudet ens blir prövat – och om det kan vinna.
Här är ett praktiskt upplägg som hjälper er minska risken för missar och öka chansen att ni lämnar ett konkurrenskraftigt anbud.
Anbudsprocessen i korthet – varför detaljerna avgör
Offentlig upphandling bygger på tydliga krav och principer. Det innebär också att den upphandlande organisationen i regel bedömer anbudet utifrån det som står i anbudet och hur det matchar upphandlingsdokumenten. Ni får därför räkna med att:
-
ni har en chans att lämna ert bästa anbud,
-
möjligheterna att komplettera efter sista anbudsdag ofta är begränsade,
-
ett sent eller ofullständigt anbud kan förkastas utan att innehållet ens utvärderas.
1) Analysera upphandlingsdokumenten tidigt – bygg en kravmatris
Börja med att göra en enkel kravmatris (t.ex. i Excel) där ni listar:
-
alla ska-krav (måste uppfyllas),
-
alla bör-krav/tilldelningskriterier (ger poäng),
-
vilka bilagor som krävs,
-
vem internt som äger respektive del.
Det här steget sparar ofta mer tid än något annat, eftersom det blir tydligt vad som faktiskt behöver produceras.
2) Planera arbetet och sätt en tidslinje
Gör en tidslinje baklänges från sista anbudsdag:
-
deadline för interna underlag (CV, referenser, intyg),
-
tid för granskning och justering,
-
tid för uppladdning i upphandlingssystemet,
-
“buffert” för teknikstrul eller oklarheter.
En vanlig fallgrop är att lägga allt skrivande på slutet. I stället: lägg skrivandet tidigt och kvalitetssäkring sent.
3) Särskilj “uppfyllnad” från “försäljning”
Ett bra anbud gör två saker parallellt:
-
Bevisar att ni uppfyller kraven (fakta, intyg, tydliga svar).
-
Visar varför ni är bäst enligt utvärderingen (struktur, relevans, kvalitet, metod).
Om ni blandar ihop dessa blir anbud ofta “trevligt skrivet” men svårt att pröva – vilket sänker chansen i utvärderingen.
4) Ställ frågor och be om förtydliganden i tid
När något är otydligt i underlaget är det nästan alltid bättre att ställa en fråga än att gissa. Bra frågor är:
-
korta,
-
konkreta,
-
kopplade till en specifik punkt i underlaget,
-
formulerade så att svaret kan användas av alla leverantörer.
Det här minskar risken att ni bygger anbudet på fel tolkning.
5) Svara “rätt mängd” – varken mer eller mindre
Ett vanligt misstag är att svara för mycket (“vi kan allt”) eller för lite (“se hemsida”). Offentlig upphandling premierar tydlighet och spårbarhet.
Praktiska tips:
-
följ samma rubriker/numrering som i underlaget,
-
skriv korta svar där det krävs korta svar,
-
skriv utförligt där poäng delas ut (tilldelningskriterier),
-
bifoga exakt de bilagor som efterfrågas.
6) Säkerställ att rätt person signerar och att alla bilagor är aktuella
Det låter banalt, men missar här är vanligare än man tror. Ha en slutkontroll där ni bockar av:
-
rätt juridisk enhet (organisationsnummer, adress),
-
rätt behörig företrädare,
-
rätt format (PDF/Word), rätt språk,
-
bilagor är daterade och giltiga,
-
alla obligatoriska fält är ifyllda.
7) Lägg extra fokus på kontraktsvillkoren – risk sitter ofta där
Många team lägger 90 % av tiden på kraven och 10 % på kontraktet. I affärsvärlden är det ofta tvärtom: risk och lönsamhet avgörs i villkoren.
Exempel på frågor att reda ut:
-
indexering/prisjustering,
-
ansvar och viten,
-
leveransvillkor och acceptans,
-
sekretess och informationshantering,
-
krav på underleverantörer.
Om villkoren gör affären olönsam är det ibland bättre att avstå än att vinna.
8) Kvalitetssäkra som ett anbudsteam – inte som en ensam skribent
En effektiv rutin är “tre nivåer”:
-
Sakgranskning (stämmer fakta, metoder, referenser?)
-
Upphandlingsgranskning (matchar vi exakt frågan och kravet?)
-
Läsbarhet (är det lätt för utvärderaren att hitta svaren?)
Ju mer ni gör detta till en process, desto mindre blir det en stressig slutspurt.
Sammanfattning: en enkel checklista inför inlämning
-
Kravmatris klar och allt avbockat
-
Alla frågor ställda i tid
-
Svar följer underlagets struktur
-
Bilagor kompletta och aktuella
-
Kontraktets risker genomgångna
-
Slutkontroll + tidig uppladdning
Relaterad tjänst hos Upphandlingsjuristen
Granska ert anbud – Säkerställ att ditt anbud uppfyller alla krav
https://upphandlingsjuristen.se/products/granska-ert-anbud?_pos=1&_psq=granska+ert+anb&_ss=e&_v=1.0
Referenser:
Upphandlingsmyndigheten – “Lämna anbud” (hämtad 2025): Betonar att anbudet måste uppfylla samtliga krav, lämnas in i tid och att möjligheterna till komplettering efter sista anbudsdag är begränsade; ofullständiga anbud förkastas ofta.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/gora-affarer-med-offentlig-sektor/lamna-anbud
Upphandlingsmyndigheten – “Förbered och planera för att lämna anbud” (hämtad 2025): Beskriver hur leverantörer kan förbereda dokument och arbetssätt för anbudsinlämning.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/gora-affarer-med-offentlig-sektor/forbered-och-planera-for-att-lamna-anbud/
Upphandlingsmyndigheten – “Frågor från leverantörer” (hämtad 2025): Förklarar att leverantörer kan ställa frågor vid otydligheter och att kompletterande information ska lämnas skriftligen.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/inkopsprocessen/genomfor-upphandlingen/fragor-fran-leverantorer/
Upphandlingsmyndigheten – “De grundläggande upphandlingsprinciperna” (hämtad 2025): Sammanfattar de fem principerna som styr tolkningen av upphandlingsreglerna och sätter ramar för processen.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/regler-och-lagstiftning/de-grundlaggande-upphandlingsprinciperna
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (SFS 2016:1145): Den centrala lagen som styr offentlig upphandling och som upphandlingsdokument och process behöver förhålla sig till.
riksdagen.se
Se länk: https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-20161145-om-offentlig-upphandling_sfs-2016-1145/