Offentlig sektor köper varje år varor och tjänster för hundratals miljarder kronor. Att börja sälja till stat, kommun eller region kan verka krångligt, men med rätt kunskap och strategi kan ditt företag bli leverantör. Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig från att förstå regelverket till att lämna ditt första anbud.
Offentliga kunder skiljer sig från privata; de måste följa ett strikt regelverk (främst LOU – Lagen om offentlig upphandling). Det innebär en strukturerad process som kan verka komplex vid första anblicken, men med rätt förberedelser kan vilken seriös leverantör som helst delta. Nedan går vi igenom hur du rent praktiskt gör för att ta klivet in på den offentliga marknaden.
Steg 1: Läs på om offentlig upphandling
Börja med att skaffa dig grundkunskap. Du behöver inte bli jurist, men du bör förstå spelreglerna. Offentlig sektor får inte köpa fritt av vem de vill, utan måste annonsera större inköp öppet och utvärdera anbud sakligt. Kännedom om de grundläggande principerna – likabehandling, transparens, proportionalitet, konkurrens – hjälper dig förstå varför processen ser ut som den gör. Läs gärna vår egen sida om offentlig upphandling. Vi förklarar också där de olika upphandlingsformerna och listar aktuella tröskelvärden (gränser för när upphandlingar måste annonseras inom EU). Ju mer påläst du är, desto tryggare kommer du känna dig när du senare deltar i en upphandling.
Steg 2: Identifiera affärsmöjligheterna
Nästa steg är att hitta de upphandlingar som är relevanta för ditt företag. Det finns flera sätt:
-
Annonsering och bevakning: Håll utkik efter annonserade upphandlingar. Kolla regelbundet offentliga databaser som Opic eller e-Avrop (där många myndigheter publicerar upphandlingar) och TED (för större EU-upphandlingar). Överväg också en bevakningstjänst som meddelar dig via e-post när nya upphandlingar inom din bransch dyker upp (t.ex. Mercell Opic, Visma TendSign m.fl.).
-
Proaktiv research: Ta kontakt med potentiella offentliga kunder för att höra om kommande behov, och delta vid eventuella leverantörsträffar eller branschdagar som anordnas. Genom att nätverka och visa upp ditt företag kan du få tidiga indikationer på framtida upphandlingar.
Sammanställ de upphandlingar som dyker upp och passar in på det ni erbjuder. Var beredd på att det kan ta tid att hitta rätt upphandling att ge sig på – men ihärdighet lönar sig.
Steg 3: Analysera underlaget och fatta beslut
När du hittat en intressant upphandling: ladda ner förfrågningsunderlaget och läs allt noggrant. Titta på vad som exakt efterfrågas och vilka skall-krav som ställs både på leverantören (t.ex. krav på erfarenhet, ekonomi, certifieringar) och på det som ska levereras. Notera också hur anbuden kommer utvärderas – är det lägsta pris eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet? – så att ni kan anpassa er strategi därefter. Läs igenom de föreslagna avtalsvillkoren som gäller om ni vinner och säkerställ att ni kan acceptera dem (leveranstider, garantier, viten vid försening etc.). Försök även bilda er en uppfattning om konkurrensen: hur många andra företag kan tänkas lämna anbud, och har ni några särskilda styrkor som konkurrenterna saknar?
Efter denna analys, gör en go/no-go-bedömning. Om upphandlingen kräver sådant ni inte kan erbjuda och inte hinner skaffa (t.ex. en viss certifiering), eller om volymen är mycket större än vad ni mäktar med, kan det vara klokt att avstå denna gång. Att känna sina begränsningar är också en del av strategin – lägg krutet på rätt affärer. Men om upphandlingen ser genomförbar ut för er del, gå vidare till nästa steg.
Steg 4: Säkerställ att ni uppfyller kraven (eller hitta lösningar)
Innan ni börjar skriva på anbudet, se till att ni kan uppfylla alla skall-krav. Samla in nödvändiga dokument i god tid: registreringsbevis, årsredovisningar, intyg om F-skatt och moms, eventuella kvalitets- eller miljöcertifikat (ISO etc.), CV för nyckelpersoner och referensprojekt som kan efterfrågas. Det är viktigt att ha allt detta klart. Om ni upptäcker att något krav är svårt att uppfylla, fundera på alternativa lösningar. Kan ni samarbeta med en partner eller underleverantör som har det som krävs? Ofta får man enligt LOU åberopa andra företags resurser – till exempel en partners referenser eller ekonomiska styrka – för att klara ett krav, så länge samarbetet kan styrkas. I vissa fall kan även en bankgaranti eller annan ekonomisk säkerhet accepteras istället för en viss rating eller ett omsättningskrav. Var kreativa inom regelverkets ramar.
Många upphandlande myndigheter vill underlätta för små företag att delta i offentliga affärer, så de ställer inte högre krav än nödvändigt. Om ni ändå stöter på orimliga krav kan ni använda frågefunktionen för att påpeka det. I bästa fall justeras underlaget; i värsta fall får ni avstå just den affären men hålla utkik efter nästa. Skulle det vara fråga om ett oskäligt krav kan ni överväga att överpröva upphandlingen. Som litet företag gäller det att välja sina strider och ibland vara kreativ för att möta kraven.
Steg 5: Sätt igång anbudsarbetet – planera och skriv
Nu är det dags att faktiskt skriva anbudet. Sätt en intern deadline några dagar före den officiella, så att ni har lite tidsmarginal. Fördela arbetet i teamet om ni är flera. Skriv anbudet med upphandlingsunderlaget som mall: följ strukturen i dokumenten punkt för punkt så att utvärderaren enkelt ser att ni svarat på allt. Lämna inga frågor obesvarade – skriv något även om det känns uppenbart eller om ett krav inte gäller er (ange hellre "Inte tillämpligt" än att lämna blankt).
I innehållet bör ni lyfta fram det som gör er unika och bäst lämpade. Använd konkreta exempel från er erfarenhet för att styrka era påståenden. Håll språket tydligt, rakt och professionellt. Undvik långa utsvävningar eller intern jargong. Och var ärliga: lova inte guld och gröna skogar som ni inte kan leverera, för allt ni skriver blir bindande om ni vinner kontraktet.
Känns det övermäktigt att skriva allt själv första gången? Överväg att ta hjälp av experter. Vi erbjuder Hjälp att skriva anbud där våra konsulter kan stötta er genom processen – från att tolka kraven till att formulera vassa svar.
Steg 6: Granska och lämna in
När anbudet är färdigskrivet, gå igenom allt med kritiska ögon. Dubbelkolla att ni inte missat något krav eller dokument. Kontrollräkna priser och se till att siffror är konsekventa mellan alla bilagor och formulär. Låt gärna en utomstående (kollega eller konsult) göra en snabb kvalitetskontroll – ibland kan en ny frisk blick upptäcka otydligheter eller fel ni själva missar.
Se därefter till att anbudet lämnas in på rätt sätt. Ladda upp alla delar i rätt e-upphandlingsportal enligt instruktionerna. Kontrollera filformat och att allt är läsbart. Om elektronisk signatur krävs, ordna det. Skicka in anbudet i god tid före deadline för att undvika sista-minuten-problem. När ni skickat in får ni oftast en bekräftelse från systemet – spara den. Nu kan ni inte göra mer än att vänta på utvärderingen och tilldelningsbeslutet.
Vanliga fallgropar att undvika
-
Underskattar tidsåtgången: Upphandlingar tar tid – både att bevaka, läsa och skriva anbud. En vanlig fälla är att börja för sent och sedan stressa igenom anbudet, med slarvfel som följd. Börja så tidigt som möjligt och arbeta metodiskt fram till deadline.
-
Ger upp för tidigt: Många företag lämnar ett eller två anbud, förlorar, och drar slutsatsen att “det går ändå inte att vinna”. Ha tålamod – det kan ta några försök att lyckas. Förbättra ert anbud varje gång istället för att ge upp.
-
Ignorerar feedback: Efter en förlust struntar somliga i att begära feedback eller läsa utvärderingsprotokollet. Då missar man chansen att förstå hur man kan bli bättre. Var alltid nyfiken på hur upphandlaren resonerade och lär av det.
-
Bristande meriter: Offentliga kunder kollar upp er. Se till att ni kan visa upp stabil ekonomi och goda referenser – sådant påverkar intrycket av er som leverantör.
Framgångsfaktorer för att lyckas
Vad kännetecknar de företag som lyckas väl med offentlig sektor? Här är några framgångsfaktorer:
-
God planering och struktur: Framgångsrika leverantörer har ofta en rutin för upphandlingar – de har mallar, checklistor och en intern process. Genom att vara strukturerad kan ni hantera fler anbud parallellt och öka träffsäkerheten.
-
Uthållighet och lärande: Framgång i offentlig sektor kräver tålamod. Ge inte upp om ni inte vinner direkt. De bästa blir hela tiden bättre. Efter varje upphandling, oavsett vinst eller förlust, utvärdera ert eget arbete. Vad kan förbättras i processen? Kanske behöver ni uppdatera er kunskap om nya regler eller gå en kurs. Att kontinuerligt förbättra sig gör att ni ligger steget före konkurrenterna.
-
Ta hjälp när det behövs: Det kan handla om att anlita en jurist eller anbudskonsult som granskar ett viktigt anbud – en investering som kan löna sig flerfalt om ni vinner kontraktet.
Sammanfattning: Från nybörjare till etablerad leverantör
Att komma igång med försäljning till offentlig sektor är en resa som kräver tålamod och arbete, men belöningen – långsiktiga kontrakt och nya marknadsmöjligheter – är väl värd mödan. Börja med att lära dig grunderna i upphandlingsprocessen och bevaka relevanta upphandlingar noga. Välj dina strider och satsa på de affärer där ditt företag har störst chans. Lägg tid på att skriva genomarbetade anbud som uppfyller alla krav och lyfter fram ert värde. Och kanske viktigast: ge inte upp om första försöken misslyckas.
Offentlig sektor behöver ständigt nya leverantörer som kan erbjuda bra lösningar. Med stegen och tipsen ovan har du verktygen för att ta klivet. Har du fler funderingar kan du läsa våra vanliga frågor om upphandling eller kontakta oss direkt för rådgivning.