Tips och råd vid offentlig upphandling

Offentliga upphandlingar kan upplevas som komplexa och byråkratiska, särskilt för företag som inte deltar så ofta. Samtidigt finns stora affärsmöjligheter – offentlig sektor köper varor och tjänster för miljardbelopp varje år. Hur kan ditt företag lyckas vinna ett kontrakt? Här delar vi med oss av konkreta tips och råd för att navigera upphandlingsprocessen och öka chansen att ditt anbud står sig i konkurrensen.

1. Läs upphandlingsdokumenten noggrant i förväg

En framgångsrik upphandling börjar långt innan du skriver första raden i anbudet. Förberedelse är A och O. Börja med att läsa igenom hela förfrågningsunderlaget mycket noga. Det inkluderar annonsen, kravspecifikationer, kommersiella villkor, utvärderingskriterier och alla andra bilagor. Markera alla skall-krav (obligatoriska krav) som ställs – de är kritiska att uppfylla för att ditt anbud ens ska vara med i matchen. Notera också viktiga datum, som sista dagen för att ställa frågor och sista anbudsdag. Genom att förstå exakt vad kunden efterfrågar och vilka regler som gäller kan du planera ditt anbudsarbete bättre och undvika obehagliga överraskningar på slutet.

2. Svara på alla skall-krav – inget får missas

Ett av de vanligaste skälen till att anbud blir diskvalificerade är att leverantören missar ett skall-krav eller ger ofullständiga svar. Var därför systematisk: gå igenom krav för krav och kontrollera att ditt anbud adresserar varenda punkt. Om upphandlingen till exempel kräver att du bifogar ett visst intyg eller beskriver en specifik process, se till att det verkligen finns med i ditt svar. Det kan hjälpa att göra en checklista där du bockar av varje krav efterhand som det täcks i anbudet. Ibland ska informationen fyllas i direkt i ett formulär, ibland i en fri text – oavsett format, lämna inget krav obesvarat. Dubbelkolla gärna mot underlaget en extra gång innan du skickar in. En liten miss kan annars göra att ett i övrigt bra anbud förkastas på ett tekniskt fel.

3. Lyft fram vad som gör ditt erbjudande bäst

När du säkerställt att alla obligatoriska krav är uppfyllda gäller det att göra ditt anbud attraktivt. Offentliga upphandlingar avgörs ofta inte enbart på lägsta pris, utan även på kvalitet och mervärden. Titta noga på utvärderingskriterierna: Vad kommer upphandlaren att bedöma? Det kan vara allt från leveranstid, metodik, hållbarhet, kvalitetssäkring till erfarenheten hos teamet som ska utföra uppdraget. Se till att lyfta fram det som särskiljer ditt företag. Var konkret med varför just din lösning är den bästa för kundens behov. Till exempel, om kvalitet är ett kriterium – beskriv er kvalitetskontroll och ge exempel på hur ni framgångsrikt levererat liknande projekt tidigare. Om ni har unika fördelar, som en speciell certifiering eller en extra service inkluderad, betona det. Tänk på att utvärderarna kanske läser många anbud: hjälp dem att tydligt se fördelarna med ditt.

4. Strukturerat och tydligt anbud underlättar för alla

Ett välstrukturerat anbud är lättare för utvärderingskommittén att läsa och förstå. Följ gärna samma struktur som upphandlingsdokumenten har använt. Använd rubriker som matchar kraven eller frågorna i underlaget, så att läsaren snabbt hittar hur du har besvarat varje del. Skriv kortfattat men klart – undvik långa, snåriga texter. Punktlistor kan användas för att göra information överskådlig där det passar. Tänk på att hålla en trevlig och professionell ton. Språket bör vara korrekt, men också begripligt för den som läser (som kanske inte är expert på just din bransch). Dubbelkolla att all information är konsekvent i hela anbudet – t.ex. att siffror och referensdata stämmer överallt. Genom att göra anbudet lättläst och logiskt ökar du chansen att utvärderarna uppfattar allt det positiva du vill få fram.

5. Låt någon utomstående granska innan ni skickar in

När man har arbetat intensivt med ett anbud under en tid kan det vara svårt att själv upptäcka missar eller oklarheter – hemmablindhet är vanligt. Innan ni lämnar in ert anbud, låt gärna en kollega som inte varit delaktig i skrivandet läsa igenom det. En ny uppsättning ögon kan hitta sådant som ni andra missat, till exempel otydliga formuleringar, stavfel eller ett krav som föll mellan stolarna. Om företaget har möjlighet kan det vara värdefullt att anlita en extern anbudskonsult för en granskning. En erfaren granskare vet vad upphandlare brukar titta extra på och kan ge feedback på om något bör förtydligas eller justeras. Att upptäcka eventuella brister innan inlämning kan vara avgörande – det finns ingen andra chans efter att anbudstiden gått ut.

Vanliga misstag att undvika

Även rutinerade leverantörer kan ibland missa detaljer. Här är några vanliga misstag i upphandlingar som du bör försöka undvika:

• Slarv med formalia: Till synes små fel som att glömma signera ett dokument, missa en obligatorisk bilaga eller lämna in anbudet några minuter för sent kan få ödesdigra konsekvenser. Sådana formaliafel leder oftast till att anbudet förkastas direkt. Ha därför god marginal vid inlämning och använd checklistor för allt som ska bifogas.
  
  

• Otydliga eller generiska svar: Att kopiera standardtexter rakt av eller ge svepande beskrivningar utan koppling till kundens specifika krav imponerar inte på utvärderarna. Var istället konkret och anpassa ditt svar till just den aktuella upphandlingen. Visa att du förstått uppdraget genom att referera till deras behov och önskemål.
  
  

• Underskatta tidsåtgången: Upphandlingar tar ofta längre tid än man tror. Börjar du för sent riskerar du att tvingas slarva ihop delar av anbudet i sista stund. Det ökar risken för fel och försämrar kvaliteten. Planera arbetet i god tid, sätt interna deadlines och se till att ha bufferttid för oförutsedda händelser (t.ex. att en ny fråga-&-svar-runda från upphandlaren kan ge ny information som måste hanteras).
  
  

• Inte utnyttja frågestunden: Om något i underlaget är oklart – ställ en fråga under den period som finns avsatt för det. Många drar sig för att fråga, men kom ihåg att frågestunden finns för att förtydliga oklarheter för alla. Din fråga kan inte identifiera ditt företag, och svaren går ut till alla anbudsgivare samtidigt. Det är bättre att reda ut oklarheter direkt än att chansa och kanske missförstå ett krav.
  
  

Avslutande råd – ta hjälp vid behov

Att vinna en offentlig upphandling handlar både om att vara noggrann och strategisk. Varje upphandling du deltar i kommer ge dig lärdomar som gör nästa anbud ännu bättre. Tveka inte att dra nytta av extern hjälp om resurserna tillåter – det kan vara en investering som lönar sig i form av vunna kontrakt.

Behöver ditt företag stöd genom upphandlingsprocessen? Våra jurister och konsulter på Upphandlingsjuristen AB är experter på området och erbjuder hjälp med allt från strategisk rådgivning till praktisk anbudshjälp. Vi kan granska ert anbud eller guida er i att utforma det vinnande upplägget. Med rätt kunskap och stöd ökar ni markant era chanser att lyckas i den offentliga affärsvärlden.