Skriven av: Mikael Rendahl
Ett lågt pris är inte alltid tillräckligt för att vinna en offentlig upphandling. När anbuden utvärderas utifrån bästa förhållandet mellan pris och kvalitet kan leverantörens beskrivningar, dokumentation och erbjudna mervärden få stor betydelse för resultatet.
Det räcker samtidigt inte att leverantören i allmänna ordalag beskriver att företaget erbjuder hög kvalitet. Den upphandlande organisationen bedömer anbudet utifrån de kriterier och den utvärderingsmodell som anges i upphandlingsdokumenten.
Ett kvalitetssvar behöver därför vara tydligt kopplat till det som faktiskt efterfrågas. Det behöver också vara konkret, möjligt att kontrollera och konsekvent med övriga delar av anbudet.
Hur utvärderas kvalitet i ett anbud?
Den upphandlande organisationen ska ange på vilken grund anbuden kommer att utvärderas. Vid upphandlingar över tröskelvärdena kan utvärderingen grundas på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris.
När bästa förhållandet mellan pris och kvalitet används ska organisationen ange vilka tilldelningskriterier som kommer att ha betydelse och hur kriterierna viktas eller prioriteras.
Det kan exempelvis handla om genomförande, leveranstid, organisation, kompetens, service, tekniska egenskaper, miljöprestanda eller metoder för kvalitetssäkring.
Leverantörens uppgift är inte att beskriva allt som företaget är bra på. Uppgiften är att visa hur det erbjudande som lämnas motsvarar de specifika kvalitetsaspekter som ska bedömas i den aktuella upphandlingen.
Börja med utvärderingsmodellen
Innan kvalitetssvaren skrivs behöver leverantören förstå hur anbudet kommer att poängsättas.
Det bör framgå vilka kriterier som bedöms, hur stor betydelse varje kriterium har och vad som krävs för olika poängnivåer. I vissa upphandlingar används poäng. I andra används mervärdesavdrag, påslag eller en sammanvägning av pris och kvalitet.
Utvärderingsmodellen visar vilka delar av anbudet som kan påverka konkurrenskraften. Ett kriterium med hög vikt bör normalt få mer tid, bättre underlag och en mer genomarbetad beskrivning än en fråga som endast har begränsad betydelse för slutresultatet.
Det är också viktigt att skilja mellan obligatoriska krav och tilldelningskriterier. Ett obligatoriskt krav måste normalt uppfyllas för att anbudet ska kunna gå vidare till utvärdering. Ett tilldelningskriterium används i stället för att bedöma hur väl anbudet motsvarar det som värderas utöver miniminivån.
Kvalitet måste visas i anbudet
Den upphandlande organisationen kan bara bedöma det material som leverantören har lämnat och det som enligt upphandlingsdokumenten får vägas in i utvärderingen.
Det innebär att erfarenhet, kompetens och väl fungerande arbetssätt inte automatiskt ger poäng. Om dessa styrkor inte beskrivs på det sätt som efterfrågas kan de få liten eller ingen betydelse i utvärderingen.
Ett vanligt misstag är att utgå från att beställaren redan känner till leverantören eller förstår vad leverantören menar. Utvärderaren ska normalt kunna följa beskrivningen utan att behöva göra egna antaganden eller fylla i sådant som saknas.
Ett starkt kvalitetssvar behöver därför visa vad leverantören kommer att göra, hur det ska genomföras, vem som ansvarar, när aktiviteterna ska utföras och hur resultatet ska kontrolleras.
Dokumentation stärker kvalitetssvaret
I vissa upphandlingar ska leverantören bifoga dokumentation som styrker de kvaliteter eller mervärden som åberopas. Det kan exempelvis vara intyg, arbetsprover, certifikat, referensuppdrag, processbeskrivningar, statistik eller dokumenterade rutiner.
Dokumentationen bör ha en tydlig funktion. Det räcker sällan att bifoga en stor mängd material utan att förklara hur underlaget styrker det som efterfrågas.
Om leverantören hänvisar till en bilaga bör det vara enkelt för utvärderaren att hitta rätt uppgift. Hänvisningen bör därför ange vilken bilaga och vilket avsnitt som är relevant och vad dokumentationen visar.
Det är också viktigt att kontrollera att dokumentationen är aktuell och avser rätt företag, rätt person eller rätt erbjuden lösning. Ett certifikat som har löpt ut eller en referens som gäller en annan organisation kan försvaga svaret även om resten av beskrivningen är genomarbetad.
Beskriv resultat, inte bara ambitioner
Generella formuleringar som att företaget arbetar proaktivt, kundnära eller kvalitetsmedvetet säger sällan särskilt mycket om hur uppdraget faktiskt kommer att genomföras.
För att svaret ska få ett tydligare värde behöver ambitionen översättas till konkreta aktiviteter och förväntade resultat.
I stället för att endast ange att leverantören säkerställer en hög servicenivå kan svaret beskriva svarstider, bemanning, eskaleringsvägar, rapportering och hur avvikelser hanteras.
I stället för att enbart ange att personalen är erfaren kan svaret förklara vilken kompetens som används i uppdraget, vilka moment den är relevant för och hur bemanningen minskar en identifierad risk.
Konkreta beskrivningar gör det lättare för den upphandlande organisationen att kontrollera erbjudandet och bedöma skillnaden mellan anbuden.
Vad är ett mervärde?
Ett mervärde är en kvalitet eller egenskap som värderas positivt i utvärderingen och som går utöver den obligatoriska miniminivån.
Det kan exempelvis vara snabbare leverans, utökad tillgänglighet, en mer erfaren projektorganisation, bättre teknisk prestanda eller en tydligare metod för uppföljning.
Vad som utgör ett mervärde bestäms dock av upphandlingsdokumenten. En egenskap som leverantören själv anser vara värdefull ger inte automatiskt högre poäng om den inte har koppling till tilldelningskriterierna.
Leverantören bör därför beskriva mervärdet med samma ord och struktur som används i utvärderingsmodellen. Det behöver framgå vilken extra nytta som erbjuds, hur den skiljer sig från miniminivån och hur den ska realiseras under kontraktstiden.
Mervärden måste vara trovärdiga
Ett mervärde behöver vara mer än en positiv formulering. Beskrivningen bör visa att leverantören har resurser, kompetens och fungerande arbetssätt för att leverera det som utlovas.
Om leverantören erbjuder en särskilt snabb inställelsetid behöver det exempelvis framgå hur bemanning och beredskap har organiserats. Om ett mervärde bygger på en viss specialistkompetens behöver det vara tydligt vem som har kompetensen och hur personen kommer att delta i uppdraget.
Ett trovärdigt mervärde har därför ofta tre delar. Det beskriver vad som erbjuds, hur erbjudandet ska genomföras och vilken konkret nytta det skapar för den upphandlande organisationen.
Otydliga eller överdrivna löften kan skapa problem både vid utvärderingen och under den efterföljande avtalsperioden.
Utgå från det behov som ska lösas
Ett kvalitetssvar blir starkare när det visar att leverantören förstår uppdragets syfte och den upphandlande organisationens behov.
Det innebär inte att svaret ska fyllas med allmänna formuleringar om kunden. Beskrivningen bör i stället koppla leverantörens metod och lösning till de risker, mål och förutsättningar som framgår av upphandlingsdokumenten.
Om upphandlingen exempelvis betonar kontinuitet behöver svaret visa hur leverantören minskar risken för personalbyten eller avbrott. Om säkerhet är centralt behöver svaret visa vilka kontroller, ansvar och rutiner som används.
Kopplingen mellan behov, aktivitet och resultat gör det lättare att förstå varför leverantörens lösning innebär högre kvalitet.
Besvara varje del av frågan
Kvalitetsfrågor innehåller ofta flera delfrågor. Leverantören kan exempelvis uppmanas att beskriva organisation, metod, uppföljning och riskhantering i ett och samma svar.
Ett vanligt problem är att svaret behandlar ämnet generellt men missar en eller flera delar. Det kan leda till lägre poäng även om texten i sig är välskriven.
Strukturen bör därför följa frågans ordning. Om utvärderingsmodellen innehåller särskilda bedömningspunkter bör varje punkt få ett tydligt och avgränsat svar.
Rubriker kan användas för att visa var respektive fråga besvaras. Det hjälper både den som skriver anbudet och den som senare ska utvärdera det.
Hantera sidbegränsningar och formatkrav
I många upphandlingar finns begränsningar för hur långa kvalitetssvaren får vara eller i vilket format de ska lämnas.
Om upphandlingsdokumenten anger ett maximalt antal sidor eller tecken behöver leverantören prioritera innehållet. Utrymmet bör användas till sådant som påverkar bedömningen, inte till långa företagsbeskrivningar eller generell marknadsföring.
Det är också viktigt att kontrollera om bilagor får användas för att utveckla svaret. Om bedömningen endast ska grundas på ett särskilt svarsfält kan information i en separat bilaga riskera att lämnas utan avseende.
Formatkrav kan verka administrativa, men de kan få direkt betydelse för vilken information som faktiskt bedöms.
Risker med motsägelsefulla uppgifter
Ett kvalitetssvar ska inte läsas isolerat. Det behöver stämma överens med prisbilagor, bemanningsplaner, tidsplaner, tekniska beskrivningar och övriga delar av anbudet.
Om kvalitetssvaret exempelvis lovar en viss bemanning men priset bygger på färre resurser kan anbudet framstå som otydligt eller svårt att genomföra.
Detsamma gäller om olika delar av anbudet anger olika leveranstider, ansvariga personer eller arbetsmetoder.
En slutlig granskning bör därför kontrollera hela anbudets konsekvens. Det ska vara tydligt vilket erbjudande som faktiskt lämnas.
Risken med att lova för mycket
Det kan vara frestande att erbjuda omfattande mervärden för att få en högre poäng. Leverantören behöver samtidigt kunna leverera det som anges i anbudet.
Uppgifter som har värderats i utvärderingen kan få betydelse under avtalstiden, särskilt när anbudet ingår i avtalshandlingarna. Ett mervärde som ger konkurrensfördel vid tilldelningen kan därför också bli ett åtagande som följs upp.
Leverantören bör kontrollera att erbjudandet är ekonomiskt, organisatoriskt och praktiskt genomförbart. Det gäller särskilt löften om bemanning, tillgänglighet, leveranstider och extra insatser som inte har räknats in i priset.
Ett anbud ska vara konkurrenskraftigt, men det behöver också vara hållbart under hela kontraktstiden.
Ställ frågor innan anbudet lämnas
Om det är oklart hur ett kvalitetskriterium kommer att bedömas bör leverantören överväga att ställa en fråga under anbudstiden.
Det kan exempelvis vara oklart vilken dokumentation som krävs, vad som skiljer olika poängnivåer åt eller om en viss uppgift får lämnas i en bilaga.
Frågan bör ställas i god tid och genom den kanal som anges i upphandlingen. Leverantören bör också läsa samtliga publicerade frågor och svar eftersom de kan förtydliga eller ändra förutsättningarna för anbudet.
Det är betydligt säkrare att reda ut en oklarhet före sista anbudsdag än att i efterhand försöka argumentera för hur kriteriet borde ha tolkats.
Granska kvalitetssvaren före inlämning
En slutlig granskning bör kontrollera att varje tilldelningskriterium har besvarats, att svaret följer utvärderingsmodellen och att relevanta påståenden stöds av efterfrågad dokumentation.
Det bör också kontrolleras att mervärdena är tydligt avgränsade, realistiska och möjliga att leverera. Formuleringarna ska vara konsekventa med pris, bemanning, tidplan och övriga delar av anbudet.
Granskningen bör göras av någon som inte själv har skrivit hela texten. En ny läsare upptäcker ofta antaganden, luckor och otydligheter som den ursprungliga skribenten har blivit van vid.
Syftet är inte enbart att förbättra språket. Det handlar om att säkerställa att utvärderaren kan hitta, förstå och bedöma det värde som leverantören faktiskt erbjuder.
Relaterad tjänst
Granskning av anbud före inlämning
Upphandlingsjuristen granskar ert anbud utifrån upphandlingens krav, tilldelningskriterier och utvärderingsmodell innan det lämnas in.
Granskningen kan omfatta kvalitetssvar, dokumentation, mervärden, obligatoriska krav, bilagor, prisuppgifter och eventuella motsägelser mellan anbudets olika delar.
Syftet är att identifiera risker och förbättringsområden medan det fortfarande finns tid att förtydliga anbudet före sista anbudsdag.
Referenser:
Upphandlingsmyndigheten, ”Grund för utvärdering”, 2026. Källan beskriver utvärderingsgrunder, viktning, tilldelningskriterier och vilken dokumentation som kan användas för att styrka kvalitet och mervärden.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: Grund för utvärdering
Upphandlingsmyndigheten, ”Lämna anbud till en offentlig upphandling”, 2026. Källan beskriver att leverantören behöver besvara samtliga frågor och tydligt visa hur anbudet uppfyller tilldelningskriterierna.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: Lämna anbud till en offentlig upphandling
Upphandlingsmyndigheten, ”Anbudsprövning”, 2026. Källan beskriver hur formella krav, krav på leverantören, krav på upphandlingsföremålet och resultatet av anbudsutvärderingen kontrolleras före tilldelning.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: Anbudsprövning
Sveriges riksdag, ”Lag (2016:1145) om offentlig upphandling”, 2016. Lagen anger grunderna för utvärdering, kraven på tilldelningskriterier och att kriterierna ska göra det möjligt att kontrollera hur väl anbudet uppfyller dem.
riksdagen.se
Se länk: Lag (2016:1145) om offentlig upphandling
Upphandlingsmyndigheten, ”Vad är ett börkrav och vilka skyldigheter har leverantören att uppfylla det?”, 2019. Källan beskriver att ett tilldelningskriterium som leverantören anger att den uppfyller normalt kan bli en del av avtalsåtagandet.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: Vad är ett börkrav?