När du lämnar anbud i offentlig upphandling händer det att du stöter på krav som liknar ett specifikt fabrikat, ett produktnamn eller till och med en viss modell. Ibland är det helt öppet (“ska vara X”), ibland mer förtäckt (“kompatibel med X” eller “motsvarande X-serien”). För dig som leverantör är det här en viktig signal – både för hur du ska skriva anbudet och för hur du bör agera redan under frågeperioden.
Nedan går vi igenom vad regelverket säger, varför det spelar roll i praktiken och hur du kan hantera sådana krav utan att hamna i en onödig riskzon.
Behöver du juridisk hjälp i en pågående upphandling, eller vill du stämma av förutsättningarna innan du agerar? Gå till Överprövning vid offentlig upphandling – Juridisk hjälp för en rättvis upphandlingsprocess
Varför varumärken är känsligt i upphandling
Grundtanken i offentlig upphandling är att konkurrensen ska fungera. Om ett upphandlingsdokument pekar ut ett visst varumärke eller fabrikat finns en risk att:
-
en leverantör gynnas eller missgynnas,
-
konkurrensen begränsas,
-
kraven blir svåra att uppfylla för likvärdiga produkter,
-
upphandlingen blir mer sårbar för överprövning.
Som leverantör kan det dessutom skapa osäkerhet: Är det verkligen bara den produkten som accepteras – eller går det att erbjuda något likvärdigt?
Huvudregel: undvik fabrikat och varumärke
I tekniska specifikationer är utgångspunkten att upphandlande organisationer inte ska hänvisa till ett visst varumärke, fabrikat, ursprung eller tillverkning – just för att det typiskt sett riskerar att snedvrida konkurrensen.
Om du ser att ett varumärke ändå nämns, är nästa fråga alltid: finns det en tydlig öppning för likvärdigt?
När en hänvisning kan vara tillåten
Det kan finnas situationer där en upphandlande organisation anser att den måste hänvisa till ett visst fabrikat/varumärke – exempelvis om det annars inte går att beskriva behovet tillräckligt tydligt, eller när det handlar om kompatibilitet i en befintlig miljö.
Men även i de situationerna behöver det normalt finnas en lösning för konkurrens: att andra leverantörer ska kunna visa att deras lösning är likvärdig.
“Eller likvärdigt” – mer än en standardfras
När ett visst fabrikat/varumärke ändå nämns ska det i regel följas av orden ”eller likvärdigt”. I praktiken är det här avgörande för dig som anbudsgivare, eftersom det öppnar för att:
-
erbjuda en alternativ produkt,
-
visa att den uppfyller samma funktion/prestanda,
-
konkurrera på lika villkor.
Ett vanligt praktiskt problem är att “eller likvärdigt” finns med, men att underlaget inte förklarar hur likvärdighet ska bevisas. Då bör du inte gissa.
Praktiska steg för dig som leverantör
Här är ett arbetssätt som brukar minska risken för missförstånd och onödiga uteslutningar:
1) Avgör om det är krav, exempel eller referens
Läs noga var varumärket nämns:
-
I ett “ska-krav”? Då är risken högre.
-
Som exempel i en beskrivning? Då kan det vara mindre styrande, men fortfarande oklart.
-
I en bilaga/teknisk specifikation? Då behöver du vara extra noggrann.
2) Leta efter (och tolka) “eller likvärdigt”
Finns det uttryckligen med? Bra – men gå vidare och kontrollera:
-
Finns krav på hur du ska redovisa likvärdighet?
-
Finns testmetod, certifikat, prestandadata eller referensmiljö angiven?
3) Ställ fråga tidigt – och gör det konkret
Om kravet är otydligt: använd frågeperioden. Be om besked kring:
-
om andra fabrikat accepteras,
-
vilka egenskaper som är “kärnan” i kravet,
-
hur likvärdighet kommer att kontrolleras.
Bra frågor är ofta de som går att besvara med ja/nej eller med en tydlig precisering.
4) Bygg en “likvärdighetsmatris” i anbudet
Om du erbjuder annat än det angivna fabrikatet: gör det lätt att granska.
-
Lista kravpunkt för kravpunkt.
-
Hänvisa till datablad, tester, certifikat och tydliga jämförelser.
-
Var tydlig med eventuella skillnader – och varför de inte påverkar funktionen.
5) Säkerställ att du inte blir “utvärderad på fel sak”
Om varumärket i praktiken styr utvärderingen kan det bli problem. Se därför till att du kan visa att du uppfyller funktion och resultat, inte bara “ungefär samma”.
Vanliga fallgropar
-
Att anta att “eller likvärdigt” betyder “vad som helst som liknar”.
-
Att lägga likvärdighetsargument i marknadsföringstext istället för verifierbar fakta.
-
Att missa ett krav som ligger i en bilaga eller i ett svar i frågeforum.
-
Att inte utnyttja frågeperioden – och sedan försöka lösa oklarheten i anbudet.
Sammanfattning
När varumärken eller fabrikat dyker upp i upphandlingsdokumenten behöver du snabbt växla till ett mer “bevisbaserat” arbetssätt: förstå vad som egentligen efterfrågas, ställ frågor om det är otydligt, och gör likvärdigheten enkel att kontrollera. Det sparar både tid, minskar risken för uteslutning – och kan vara helt avgörande för konkurrenskraften.
Relaterad tjänst hos Upphandlingsjuristen
https://upphandlingsjuristen.se/products/overprovning-offentlig-upphandling
Referenser:
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, 9 kap. 4 § och 6 § (2016): Reglerar tekniska specifikationer och anger att hänvisningar till standarder respektive fabrikat/varumärke ska följas av “eller likvärdig/likvärdigt”.
riksdagen.se
Se länk: https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-20161145-om-offentlig-upphandling_sfs-2016-1145/
Upphandlingsmyndigheten – “Tekniska specifikationer, behövs hänvisning till ‘eller likvärdig’ efter varje hänvisning?” (2017, uppdaterad 2021): Förklarar att hänvisningar enligt LOU ska följas av “eller likvärdig” och kopplar till öppenhet och likabehandling.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/frageportalen/1451769/eller-likvardigt-generell-referens/
Upphandlingsmyndigheten – “Får man ställa krav på ett fabrikat eller varumärke som endast en leverantör har?” (2018): Beskriver huvudregeln att fabrikat/varumärke inte ska anges, och att undantag kräver motivering samt “eller likvärdigt”.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/frageportalen/1818778/far-man-stalla-krav-pa-ett-fabrikat-eller-varumark/