Att vinna en offentlig upphandling handlar sällan bara om att lämna ett lågt pris. I många affärer är det i stället kombinationen av pris och kvalitet som avgör. För leverantörer betyder det att man behöver förstå en sak tidigt: kvalitet är inte något allmänt, utan det som faktiskt har definierats i upphandlingsdokumenten och som kommer att jämföras mellan anbuden.
Det är därför klokt att börja i utvärderingsmodellen, inte i företagspresentationen. Om pris väger 30 procent och kvalitet 70 procent behöver hela anbudsarbetet utgå från det. Vilka delar ger poäng? Vad är det myndigheten försöker skilja mellan? Är det leveransförmåga, organisation, funktion, hållbarhet, support eller metod?
Börja med att läsa tilldelningskriterierna affärsmässigt
Många leverantörer fokuserar nästan enbart på skall-kraven. Det är förståeligt, eftersom ett missat krav kan leda till att anbudet förkastas. Men när flera anbud uppfyller grundkraven är det ofta kvalitetskriterierna som avgör vem som vinner.
Gör därför en enkel matris där ni listar varje kriterium, hur det viktas och vilket underlag ni behöver för att svara starkt. Då blir det tydligare vad som faktiskt påverkar affären och var ni bör lägga mest tid.
Beskriv kvalitet så att den går att bedöma
Det räcker sällan att skriva att ni har hög kvalitet, bred erfarenhet eller stark kundfokus. Den som utvärderar behöver kunna se hur ert upplägg skapar ett bättre resultat än konkurrenternas.
Ett bättre svar beskriver i stället hur ni arbetar i praktiken. Vem ansvarar för leveransen? Hur ser uppföljningen ut? Hur hanterar ni avvikelser? Hur säkrar ni kontinuitet vid frånvaro? Hur förkortar ni ledtider utan att öka riskerna? Ju mer konkret sambandet är mellan ert arbetssätt och beställarens behov, desto lättare blir det för myndigheten att motivera en hög bedömning.
Anpassa alltid svaret till den aktuella upphandlingen
Ett standardiserat kvalitetssvar kan vara en bra grund, men sällan en bra slutversion. Offentlig upphandling bygger på att kriterierna ska ha koppling till det som köps in. Därför bör också era svar utgå från det specifika uppdraget.
Det som fungerar bra i en upphandling av konsulttjänster behöver inte alls vara lika relevant i en upphandling av drift, teknik eller entreprenad. Skriv därför med uppdraget i centrum, inte med företaget i centrum.
Tänk långsiktigt även i anbudsfasen
Det är lätt att vilja skriva så offensivt som möjligt för att få höga poäng. Men ett löfte i anbudet kan senare bli en förväntan under avtalet. Därför tjänar de flesta leverantörer på att skriva tydligt, ambitiöst och realistiskt.
När kvalitet utvärderas i offentlig upphandling vinner sällan de största orden. Det är oftare de tydligaste, mest relevanta och mest trovärdiga svaren som tar hem affären.
Relaterad tjänst hos Upphandlingsjuristen
Upphandlingskonsult & Jurist (Hela Sverige)
Referenser:
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling 16 kap. 1, 2 och 6 §§ – Reglerar att kontrakt ska tilldelas det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och att kriterier för pris och kvalitet ska ha koppling till det som upphandlas samt som huvudregel viktas.
riksdagen.se
Upphandlingsmyndigheten – “Grund för utvärdering vid upphandling” (utan angivet år): Förklarar att kvalitet kan utgöras av exempelvis leveranstid, miljöegenskaper, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/inkopsprocessen/genomfor-upphandlingen/grund-for-utvardering/