Att genomföra en offentlig upphandling kan verka komplext, men genom att följa en strukturerad steg-för-steg-process säkerställer du att allt sker korrekt och lagenligt. Som upphandlare (inköpare hos en offentlig myndighet) behöver du planera väl, följa LOU (Lag (2016:1145) om offentlig upphandling) och beakta de grundläggande principerna om likabehandling, icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännandelagen.nu. Nedan följer en pedagogisk guide i flera steg – från förberedelser till avtal – som hjälper dig att genomföra upphandlingen på rätt sätt.
Steg 1: Planera upphandlingen noggrant
Behovsanalys och marknadsundersökning: Börja med att definiera vad din organisation behöver köpa in. Är det en vara, tjänst eller entreprenad? Gör en behovsanalys och om möjligt en marknadsundersökning för att förstå vilka leverantörer som finns och ungefärliga kostnader. Denna förberedelse hjälper dig utforma rimliga krav och en realistisk budget.
Fastställ upphandlingstyp: Baserat på det uppskattade värdet av kontraktet avgör du vilket upphandlingsförfarande som ska användas. LOU ställer olika krav beroende på om värdet överstiger så kallade tröskelvärden (EU:s beloppsgränser)riksdagen.se. Om värdet är lågt kan direktupphandling vara tillåten, men om värdet når upp till eller över tröskelvärdena måste en formell annonserad upphandling genomföras. Välj förfarande (t.ex. öppet eller selektivt förfarande) utifrån LOU:s regler och ditt behov av flexibilitet. Se också till att avsätta tillräckligt med tid – en upphandling tar ofta längre tid än en vanlig inköp, särskilt om den ska annonseras EU-vid.
Tidsplan och resurser: Upprätta en tidsplan för upphandlingen. Planera in tid för att utforma underlag, annonsera, ge leverantörerna tid att lämna anbud, utvärdera anbuden och hantera eventuell överprövning. Det är viktigt att hålla sig till lagstadgade tidsfrister för anbudsgivning om sådana finns. Säkerställ att du och dina kollegor som ska delta har avsatt resurser för varje steg, så att upphandlingen kan genomföras effektivt.
Exempel: En kommun som ska bygga en lekpark börjar med att kartlägga vilka lekutrustningar som behövs, uppskattar kostnaden (om den är över tröskelvärdet måste de göra en formell upphandling) och lägger upp en tidsplan där anbudsgivarna får minst 30 dagar att lämna anbud enligt lagkraven.
Steg 2: Förbered upphandlingsdokumenten
Förfrågningsunderlag/Upphandlingsdokument: Utforma tydliga och fullständiga upphandlingsdokument. Dessa dokument (ibland kallade förfrågningsunderlag) ska beskriva vad som ska upphandlas och villkoren för kontraktet. Innehållet brukar inkludera:
-
Kravspecifikation: Specificera varan eller tjänsten detaljerat. Ange obligatoriska krav som leverantören och leveransen måste uppfylla (t.ex. tekniska specifikationer, kvalitetsstandarder). Kraven ska vara proportionerliga och relevanta, så att de inte diskriminerar eller utestänger leverantörer i onödanlagen.nu.
-
Kommersiella villkor: Ta med viktiga avtalsvillkor, såsom leveranstid, betalningsvillkor, eventuell garantitid och sanktioner vid försening eller fel. Offentliga kontrakt bör innehålla balanserade villkor som skyddar det allmännas intresse.
-
Tilldelningskriterier: Ange hur du kommer att utvärdera anbuden och utse vinnare. Enligt LOU får du välja antingen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet baserat på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, eller lägsta pris alternativt kostnad. Beskriv kriterierna tydligt – t.ex. prisets vikt och eventuella kvalitetskriterier med poängberäkning – så att alla anbudsgivare förstår hur utvärderingen sker. Utvärderingsmodellen måste vara korrekt utformad, annars riskerar upphandlingen att behöva göras om.
-
Kvalificeringskrav: Ställ rimliga krav på leverantörernas förmåga och ekonomiska ställning, om nödvändigt. LOU tillåter att man utesluter leverantörer som inte är pålitliga (t.ex. på grund av brott, skulder eller liknande), men dessa skall-krav måste framgå i underlaget.
Granska dokumenten noga och gärna låt en kollega kontrollera att allt är begripligt. Om förfrågningsunderlaget är otydligt eller innehåller fel kan det leda till missförstånd eller i värsta fall en överprövning senare.
Exempel: I lekparksupphandlingen utformar kommunen ett förfrågningsunderlag med krav på att lekutrustningen uppfyller EU-standarder för säkerhet, att leverantören har viss erfarenhet, samt anger att anbud kommer utvärderas till 60% på pris och 40% på kvalitet (t.ex. hållbarhet och design). Alla dessa kriterier och krav dokumenteras skriftligt i upphandlingsdokumenten.
Steg 3: Annonsera upphandlingen och hantera anbudstiden
Annonsering: När upphandlingsdokumenten är klara ska upphandlingen annonseras på ett sätt som når relevanta leverantörer. Offentliga upphandlingar över direktupphandlingsgränsen måste annonseras i en allmänt tillgänglig databas (t.ex. via annonsdatabaser som Opic/TendSign) och om värdet är över EU:s tröskelvärden även i EU:s databank (TED). Annonsen ska innehålla grundläggande information om upphandlingen och hur man får tillgång till upphandlingsdokumenten. Syftet är att garantera öppenhet och konkurrens, i enlighet med LOU:s princip om annonseringsplikt för större upphandlingar.
Frågor och svar: Under tiden anbudsgivarna förbereder sina anbud kan frågor uppstå. Var beredd på att besvara frågor från leverantörer under anbudstiden. Enligt likabehandlingsprincipen måste all väsentlig information ges ut samtidigt till alla – om en leverantör ställer en fråga som leder till förtydligande, ska det förtydligandet skickas ut eller publiceras så att samtliga potentiella anbudsgivare får samma information. Sätt en sista dag för frågor i annonsen så att du hinner skicka svar i god tid före anbudsfristens utgång. Om förutsättningarna ändras under annonseringen, exempelvis att tidsfristen behöver förlängas eller krav behöver justeras, måste detta också meddelas alla genom ett uppdaterat annonsmeddelande eller tillägg.
Mottagning av anbud: Se till att ha en rutin för att ta emot anbud konfidentiellt. Under anbudstiden råder absolut sekretess kring innehållet i inkomna anbud – ingen utomstående eller obehörig får ta del av dem innan utvärderingen är klar. Det är olagligt att tjuvkika eller avslöja uppgifter ur anbud till andra leverantörer. Anbuden bör vara skriftliga och elektroniska enligt LOU:s krav på modern upphandling, och de ska lämnas in före sista anbudsdag.
Exempel: Kommunen annonserar sin upphandling av lekutrustning på en nationell upphandlingsdatabas. Två leverantörer hör av sig med frågor om tekniska detaljer; kommunen lägger ut både frågorna och sina svar offentligt i annonsdatabasen så att alla intresserade leverantörer ser dem. När anbudstiden går ut har fem anbud kommit in, vilka hålls förseglade i systemet tills det är dags för öppning och utvärdering.
Steg 4: Öppna och utvärdera anbuden
Anbudsöppning: Efter att sista anbudsdag passerat är det dags att öppna anbuden. Detta sker oftast digitalt i det system som används. Ofta upprättas en förteckning över inkomna anbud, ibland i närvaro av en anbudsöppningskommitté eller minst två tjänstepersoner, för att säkerställa att allt går rätt till. Tiden före öppning är alla anbudsuppgifter hemliga enligt offentlighets- och sekretesslagstiftningen – den absoluta sekretessen släpper först när beslut om tilldelning meddelats samtliga anbudsgivareupphandlingsmyndigheten.se. Det innebär att under själva utvärderingen måste uppgifterna hanteras konfidentiellt inom utvärderingsgruppen.
Kvalificering av leverantörer: Börja utvärderingen med att kontrollera att varje anbudsgivare uppfyller de grundkrav ni ställt (så kallad leverantörskvalificering). Det kan röra sig om intyg att de betalat skatter och avgifter, uppfyller ekonomiska nyckeltal eller innehar vissa certifikat. Om någon måste uteslutas p.g.a. obligatoriska uteslutningsgrunder i LOU (t.ex. allvarliga brott) eller inte klarar kvalificeringskraven, ska deras anbud inte gå vidare. Dokumentera dessa beslut noggrant.
Utvärdera anbud: Därefter utvärderas de kvarstående anbuden utifrån de tilldelningskriterier som angivits. Var noga med att följa den utvärderingsmodell som angetts i upphandlingsdokumenten – du får inte ändra kriterierna i efterhand eller ta hänsyn till något som inte uttryckligen efterfrågats. Poängsätt eller rangordna anbuden enligt modellen. Om något anbud förefaller onormalt lågt (misstänkt underprissatt) kan du enligt LOU behöva begära förklaring från leverantören innan eventuellt förkastande. Säkerställ att utvärderingen är objektiv och saklig.
Eventuell förtydligande eller rättelse: Om ni upptäcker mindre otydligheter eller att någon anbudsgivare missat att bifoga ett visst dokument, kan det i begränsad utsträckning vara tillåtet att begära förtydliganden eller kompletteringar – men bara om det kan göras utan risk för särbehandling. Rådgör med jurist vid minsta tvekan. Ibland kan ett allvarligt fel i underlaget eller utvärderingsmodellen uppdagas i detta skede. Om felet inte kan rättas inom ramen för utvärderingen, kan det bli nödvändigt att avbryta upphandlingen (se mer om avbrytande nedan). Det är dock en sista utväg – om möjligt försöker man slutföra utvärderingen och gå vidare till tilldelning.
Exempel: Kommunens utvärderingsgrupp kontrollerar först att alla fem leverantörer uppfyller kraven (en av dem saknar ett intyg, men efter påpekande kompletteras detta i enlighet med upphandlingsreglerna). Sedan poängsätts kvaliteten enligt matrisen i förfrågningsunderlaget och priserna jämförs. Ett anbud har betydligt lägre pris än de andra; kommunen ber om en förklaring och får veta att leverantören har bulk-rabatter, vilket anses acceptabelt. Till slut rankas anbuden och en klar vinnare utkristalliseras som både uppfyller kraven och har högst poäng.
Steg 5: Meddela tilldelningsbeslut och iaktta avtalsspärr
Beslut om vinnare: När utvärderingen är klar fattar den upphandlande myndigheten ett tilldelningsbeslut, det vill säga beslut om vilken leverantör som vinner upphandlingen och tilldelas kontraktet. Beslutet ska dokumenteras internt. Det viktiga nu är att underrätta samtliga deltagande leverantörer om beslutet så snart som möjligt och på samma dag. Enligt LOU ska upphandlande organisationer skriftligen informera alla anbudsgivare om vilket anbud som antagits och skälen till beslutetupphandlingsmyndigheten.se. Detta görs vanligtvis genom ett tilldelningsmeddelande som skickas via upphandlingssystemet eller e-post.
I underrättelsen (tilldelningsbeslutet) bör följande framgå tydligtupphandlingsmyndigheten.se:
- Vem som tilldelas kontraktet (vinnande leverantör och kort om varför, t.ex. högst poäng eller lägst pris).
-
Skälen för beslutet, t.ex. en sammanfattning av utvärderingen – hur den vinnande uppfyllde kriterier bättre än övriga. Detta ger förlorande leverantörer insikt i varför de inte vann.
- Information om avtalsspärr, dvs hur länge man måste vänta med att teckna kontrakt. Enligt lag ska en avtalsspärr om minst 10 dagar gälla från utskicket av tilldelningsbeslut om meddelandet skickats elektronisktupphandlingsmyndigheten.se. (Skickas meddelanden på papper är spärrtiden 15 dagar.) I praktiken innebär detta att kontrakt inte får undertecknas förrän denna tidsfrist löpt ut.
Avtalsspärr och överprövning: Avtalsspärren ger förlorande leverantörer möjlighet att begära överprövning. Om någon leverantör anser att upphandlingen gått fel till eller beslutet är orättvist, kan de vända sig till förvaltningsrätten och ansöka om överprövning inom dessa ~10 dagarupphandlingsmyndigheten.se. Får domstolen in en sådan ansökan innan spärrtiden löpt ut, får inte kontrakt tecknas förrän rättsprocessen är avgjord (spärrtiden förlängs då automatiskt tills vidare). Det är därför kritiskt att avvakta hela spärrtiden och säkerställa att ingen överprövning inkommit innan du går vidare. Om ingen överprövning kommer in under tidsfristen kan du efter dag 10 fritt ingå avtalet.
Exempel: Kommunen skickar tilldelningsbeslut till alla fem anbudsgivare via systemet och anger att Leverantör X har vunnit baserat på bäst poäng (hög kvalitet och rimligt pris). De övriga får veta sin placering och att de är välkomna att kontakta kommunen för en mer detaljerad motivering. I beslutet anges också att kontrakt tidigast får tecknas om 10 dagar (avtalsspärr). En av de förlorande leverantörerna är missnöjd och överväger överprövning – de har då 10 dagar på sig från beslutets utskick att lämna in ansökanupphandlingsmyndigheten.se.
Steg 6: Skriv kontrakt och följ upp
Kontraktstecknande: Har ingen överprövning skett under avtalsspärren kan du gå vidare och teckna kontrakt med den vinnande leverantören. Upprätta kontraktet enligt villkoren i upphandlingsdokumenten och tilldelningsbeslutet. Kontrollera en sista gång att alla överenskommelser är korrekt införda. Båda parter undertecknar avtalet. Om upphandlingen gjordes över EU-tröskelvärdet ska du också inom 30 dagar annonsera ett kontraktsmeddelande (tillkännage resultatet) i elektronisk databas och TED, som en transparent avslutning på processen.
Information till övriga och arkivering: Medan avtalet tecknas är det god sed att informera de leverantörer som inte vann, om de så önskar, och erbjuda en uppföljande genomgång (debriefing). Detta bygger goda relationer och hjälper leverantörerna att förbättra sig för framtiden. Alla handlingar i upphandlingen – anbud, utvärderingsprotokoll, beslut, avtal etc. – ska sparas enligt arkiveringsregler och för att kunna visas upp vid en eventuell senare granskning. Offentlighetsprincipen gör att de flesta dokument kan begäras ut av allmänheten när upphandlingen är avslutad, så se till att känsliga företagsuppgifter sekretessbeläggs vid behov.
Uppföljning av leveransen: Arbetet slutar inte med signerat kontrakt. Nu börjar avtalsuppföljningen (steg 7 i inköpsprocessen). Säkerställ att leverantören lever upp till avtalet: följ upp leveranser, kvalitet och tidsramar. Ha en dialog med leverantören under kontraktstiden. God avtalsförvaltning förebygger problem och underlättar vid nästa upphandling. Skulle leverantören avvika från avtalet, använd de mekanismer som finns (t.ex. viten eller skriftliga påpekanden) för att korrigera kursen.
Exempel: Efter att avtalsspärren löpt ut skriver kommunen kontrakt med vinnande Leverantör X om lekparksutrustningen. De andra leverantörerna får tack för visat intresse och kommunen erbjuder dem ett uppföljningsmöte. Kommunen diarieför alla dokument från upphandlingen. Under leveransens gång besöker kommunen lekparken för att säkerställa att utrustningen installeras enligt avtalet och i tid.
Sammanfattning
Genom att följa dessa sex steg – från noggrann planering via utformning av upphandlingsdokument, annonsering, utvärdering till tilldelning och kontraktsskrivning – kan du som upphandlare genomföra en offentlig upphandling på ett korrekt och effektivt sätt. Kom ihåg att alltid hålla dig till LOU:s regler och de grundläggande principerna för offentlig upphandlinglagen.nu: alla leverantörer ska behandlas lika och processen ska vara öppen och rättvis. Dokumentera varje moment och var transparent i kommunikationen. Skulle något oförutsett ske – till exempel allvarliga fel i underlaget eller ändrade förutsättningar – finns möjligheten att avbryta upphandlingen, men det beslutet måste ha saklig grund (se nästa artikel om avbrytande av upphandling). Med noggrannhet och tydlighet kan du öka chanserna att upphandlingen fortlöper utan överprövningar och att din organisation får det den behöver till bästa möjliga villkor. En väl genomförd upphandling skapar förtroende hos leverantörerna och gynnar alla parter i längden.
Vid behov ta hjälp av oss på Upphandlingsjuristen AB. Kontakta oss här