Föreställ dig att ditt företag hittar en perfekt offentlig upphandling att delta i. Du vet att din produkt eller tjänst är utmärkt – men hur skriver du ett anbud som faktiskt vinner? I denna guide går vi steg för steg genom hur du skapar ett vinnande anbud.
Att vinna en offentlig upphandling handlar inte bara om att ha bästa priset. Det gäller att uppfylla alla krav, presentera ett övertygande erbjudande och undvika vanliga fallgropar. Nedan följer praktiska tips – först i form av konkreta steg och råd, sedan ett par exempel från verkligheten – som hjälper dig att skriva anbud som står ut i konkurrensen.
1. Förberedelse är A och O
Innan du börjar skriva, läs noggrant igenom förfrågningsunderlaget (alla upphandlingsdokument). Notera alla skall-krav (obligatoriska krav) och utvärderingskriterier. Skapa en checklista över dessa. Planera sedan arbetet: sätt en tidsplan fram till sista anbudsdag och identifiera vilka resurser som behövs. Om upphandlingen är omfattande, överväg att sätta samman ett litet anbudsteam internt. Att börja i god tid och fördela uppgifter (t.ex. en skriver kvalitetsdelarna, en annan sammanställer bilagor) ökar chansen att få med allt. Kom också ihåg att ställa frågor under anbudstiden om något i underlaget är oklart – utnyttja frågor-och-svar-forumet som ofta finns, istället för att chansa.
Tips: Offentliga upphandlingar styrs av LOU (Lagen om offentlig upphandling). Sätt dig in i de grundläggande principerna (likabehandling, transparens, proportionalitet, konkurrens) så att du förstår varför alla steg och krav finns där. Det hjälper dig att göra rätt från början.
2. Svara på alla skall-krav korrekt
Ett av de vanligaste skälen till att anbud förkastas är att leverantören missat att svara på ett skall-krav eller lämnat ofullständiga uppgifter. Var därför extremt noggrann med denna del. Gå igenom varje krav i upphandlingen och se till att ditt anbud uttryckligen visar hur du uppfyller det. Om det krävs att bifoga intyg, certifikat, CV:n eller liknande – se till att dessa finns med som bilagor och att de uppfyller kraven (t.ex. att rätt person signerat, att datum är aktuellt osv.). Strukturera gärna ditt svar så att det följer samma ordning som kraven i underlaget. På så vis gör du det lätt för utvärderarna att hitta informationen, och du minskar risken att missa något.
Tips: Det kan vara effektivt att i ditt svar på varje skall-krav kort repetera kravet och sedan ditt uppfyllande. Exempel: “Krav: Leverantören ska ha minst 3 referensprojekt... Uppfyllande: Vi har genomfört 5 liknande projekt under 2020–2023, se bifogade referensbeskrivningar.” Detta visar tydligt att du förstått kravet och möter det.
3. Lyft fram det som gör ditt erbjudande bäst
Förutom skall-kraven brukar anbudet utvärderas på mervärden eller kvalitetskriterier – t.ex. metod, kvalitet, hållbarhet eller kompetens – samt pris. Här gäller det att övertyga varför ditt företag är det bästa valet. Sälj in ert unika värde: vad skiljer er från konkurrenterna? Varför är ni extra lämpade för uppdraget? Använd gärna samma språk och termer som den upphandlande myndigheten använder i underlaget. Genom att “tala deras språk” visar ni att ni förstår deras behov. Om upphandlingen t.ex. efterfrågar en viss metod, beskriv er lösning med just den terminologin och koppla ert erbjudande till myndighetens mål och värderingar.
Se också till att er prissättning är genomtänkt. Ange priser i det format som efterfrågas och dubbelkolla att summeringar stämmer. Ett vanligt misstag är slarvfel i prisbilagan eller att man missförstår hur priser ska anges. Ert pris ska vara konkurrenskraftigt men också realistiskt – ni måste kunna leverera det ni lovar utan att gå med förlust. Visa gärna att ni förstått uppdragets omfattning ekonomiskt, t.ex. genom att kort kommentera hur ni kalkylerat (om underlaget tillåter sådan beskrivning).
4. Struktur och tydlighet vinner poäng
Ett välstrukturerat anbud är lättare för utvärderarna att läsa och ger ett professionellt intryck. Använd rubriker och underrubriker som matchar upphandlingsdokumentens disposition. Skriv kortfattat men informativt – håll er till saken. Undvik långa generella företagsbeskrivningar som inte efterfrågas; fokusera på hur ni ska lösa den aktuella uppgiften. När det gäller språk: skriv formellt men lättbegripligt. Undvik interna förkortningar eller jargong som utvärderarna kanske inte känner till.
Glöm inte heller praktiska detaljer: om upphandlaren kräver elektronisk anbudsinlämning via ett visst system, se till att ni är registrerade där i god tid. Kontrollera att alla obligatoriska fält är ifyllda i portalen. Se också till att anbudet lämnas in i tid – en enda minut över tiden kan göra att anbudet inte tas upp för prövning. En bra rutin är att försöka lämna in anbudet minst ett par timmar (helst en dag) före deadline, så att eventuella tekniska problem hinner åtgärdas.
5. Låt någon granska innan ni skickar in
Innan ni slutligen lämnar in anbudet, låt gärna en utomstående part granska det. En kollega som inte deltagit i skrivandet kan läsa igenom för att se om något är oklart eller om det finns stavfel/formatfel. Ännu bättre kan vara att anlita en anbudskonsult för en extern granskning. Vi på Upphandlingsjuristen erbjuder till exempel tjänsten Få ert anbud granskat där vi går igenom anbudet utifrån upphandlarens perspektiv. En noggrann genomgång kan upptäcka missade skall-krav, otydliga formuleringar eller andra svagheter som ni kan rätta till innan deadline. Många gånger kan små justeringar i sista stund höja kvaliteten betydligt.
När ni är nöjda med anbudet, dubbelkolla en sista gång mot er ursprungliga checklista att alla punkter är uppfyllda och alla bilagor bifogade. Kontrollera också att ni lämnat anbudet i rätt format (t.ex. PDF, via angiven portal etc.) enligt instruktion. Sedan lämnar ni in – och kan andas ut!
Exempel: När detaljfokus avgjorde upphandlingen
Låt oss illustrera med ett verklighetsbaserat scenario. Företag X, ett medelstort IT-konsultbolag, skulle lämna anbud på en upphandling av ett ärendehanteringssystem till en kommun. De hade god erfarenhet och ett konkurrenskraftigt pris. Initialt kände de sig säkra på vinst. Men under en intern kontroll i sista stund upptäckte en medarbetare att de missat att besvara ett till synes litet skall-krav: att ange företagets omsättning för de två senaste åren i en särskild bilaga. Kravet verkade trivialt, men om det lämnats obesvarat hade anbudet sannolikt förkastats direkt som ej uppfyllt skall-kraven. Tack vare att de hade tid för en extra genomgång kunde de snabbt komplettera uppgiften innan inlämning. Lärdom: Om inte Företag X hade varit noggranna med att granska anbudet, hade de kanske förlorat på en onödig miss. Detaljerna kan avgöra allt i offentlig upphandling.
Exempel: Litet företag vinner med smart strategi
Ett annat exempel är Startup Y, ett nyetablerat litet företag som ville in på marknaden för offentliga IT-tjänster. De ställdes mot stora etablerade bolag i en statlig upphandling. Startup Y insåg att de saknade omfattande referenser på egen hand, så de gick samman med en partner – ett annat mindre bolag – för att tillsammans lämna ett gemensamt anbud. Tillsammans kunde de uppfylla alla skall-krav på erfarenhet och kapacitet. I anbudet betonade de sin flexibilitet och innovativa lösning, anpassad exakt efter myndighetens behov, samtidigt som priset hölls konkurrenskraftigt. Myndigheten värderade deras tydliga och behovsanpassade svar högt. Trots att de var nya lyckades de vinna kontraktet framför större konkurrenter. Lärdom: Små företag kan konkurrera i offentliga affärer om man är smart – till exempel genom samarbeten – och fokuserar på att uppfylla krav och erbjuda rätt lösning.
Vanliga misstag att undvika
-
Slarv med formalia: Att glömma signera ett dokument, missa en obligatorisk bilaga eller lämna in anbudet för sent är enkla misstag som omedelbart kan göra att ni utesluts. Använd alltid en checklista för formalia.
-
Standardtext utan anpassning: Att återanvända gamla anbudstexter rakt av utan att anpassa till den aktuella upphandlingen. Varje upphandling är unik – skräddarsy alltid ert anbud efter de specifika behoven och kraven.
-
För stort fokus på priset: Givetvis är pris viktigt, men i upphandlingar där bästa förhållande mellan pris och kvalitet utvärderas kan ett alltför lågt pris utan motsvarande kvalitetspoäng göra att ni förlorar. Eller så vinner ni på lågt pris men får dålig lönsamhet i projektet. Satsa på bästa värde, inte bara lägsta pris.
-
Bristande språk och struktur: Ett rörigt skrivet anbud, med stavfel eller där utvärderarna inte hittar informationen, ger ett oseriöst intryck. Lägg tid på att göra dokumenten läsvänliga och korrekta.
-
Att inte begära återkoppling: Om ni förlorar en upphandling, låt det bli en lärdom. Begär att få ta del av utvärderingen och det vinnande anbudet (de delar som är offentliga). Då kan ni se var ni tappade poäng och förbättra er nästa gång, istället för att ge upp.
Avslutning: Ta hjälp av experter vid behov
Att skriva ett vinnande anbud är en lärande process. Varje upphandling ni deltar i ger bättre förståelse för hur ni kan lyckas. Tveka inte att ta hjälp om det behövs – kanske via en kollega med erfarenhet eller genom Hjälp att skriva anbud från oss på Upphandlingsjuristen. Vi kan guida er genom processen och säkerställa att anbudet håller hög kvalitet både juridiskt och innehållsmässigt.
Kom ihåg att även om ni lägger ner mycket tid och ändå inte vinner varje upphandling, så är kunskapen ni får guld värd för framtiden. Lär av era misstag och justera er strategi. Skulle ni misstänka att något i en upphandling gått fel kan ni också överväga att överpröva upphandlingen för att få en ny chans – men då krävs det att ett regelbrott skett. Fokus bör främst ligga på att göra ert anbud så bra som möjligt.
Med rätt inställning, noggrannhet och lite uthållighet kan ni definitivt lära er att skriva vinnande anbud och därmed säkra värdefulla affärer med offentlig sektor.