Att få sitt anbud utpekat som onormalt lågt kan vara besvärande, men det är inte ovanligt i upphandlingar. Enligt LOU är en upphandlande myndighet skyldig att begära en förklaring från leverantören om ett anbud förefaller ha ett onormalt lågt pris eller kostnad. Som leverantör har du då chansen att undvika uteslutning genom att lämna en tillfredsställande förklaring till det låga priset. Här följer en guide i hur du bäst förbereder och formulerar din förklaring.
1. Analysera varför priset är lågt: Börja med att internt reda ut vilka faktorer som gör att ditt anbudspris blev betydligt lägre än konkurrenternas eller förväntat marknadspris. Vanliga legitima orsaker kan vara effektiva arbetsmetoder, lägre kostnadsnivå internt, fördelaktiga inköpsavtal, användning av ny teknik, eller att ni kalkylerat med en lägre vinstmarginal för att vinna kontraktet. Det kan också bero på stordriftsfördelar (ni kanske redan utför liknande uppdrag och har skalekonomier) eller att ni som ny aktör är villiga att gå in med lägre pris för att etablera er på marknaden. Gör en lista över de faktorer som bidragit till ert pris – dessa kommer utgöra kärnan i er förklaring.
2. Koppla förklaringen till uppdraget: I er svarsskrivelse till den upphandlande myndigheten bör ni tydligt och konkret förklara varje relevant faktor. Strukturera gärna svaret utifrån de punkter myndigheten efterfrågar. Exempel: “Vi kan hålla detta timpris eftersom vi använder en ny automatiserad metod som minskar tidsåtgången per enhet med 30%”. Underbygg påståenden med fakta eller dokumentation om möjligt (t.ex. kostnadskalkyler, effektiviseringsprogram, referensprojekt). Myndigheten kan enligt lag fråga om olika aspekter – t.ex. om ni utnyttjar särskilt kostnadseffektiva metoder eller gynnsamma inköpsvillkor – så besvara varje punkt utförligt. En tillfredsställande förklaring ska ge myndigheten trygghet i att ni förstår åtagandet och kan leverera trots det låga priset. Om ni t.ex. redan utfört liknande arbete åt samma myndighet tidigare vet ni kanske exakt hur jobbet kan effektiviseras; påpeka det i så fall. Likaså om ni har egenproducerade insatsvaror eller andra konkurrensfördelar som pressar priset – beskriv dessa.
3. Försäkra att krav uppfylls: Myndigheten kommer särskilt att vilja veta att ert låga pris inte beror på att ni åsidosätter lagkrav eller kvalitetskrav. Det är uttryckligen förbjudet för myndigheten att anta ett anbud som är onormalt lågt på grund av bristande uppfyllelse av miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter. Därför bör er förklaring understryka att ni följer alla tillämpliga regler (t.ex. kollektivavtalsenliga löner, arbetsmiljöstandarder) och att priset inte är lågt för att ni tummar på dessa. Om ert pris bygger på statligt stöd eller subventioner, var beredd att visa att stödet är godkänt enligt EU-regler – annars måste anbudet förkastas enligt lag. Det är bättre att själva påpeka att “Trots det låga priset kommer vi naturligtvis att uppfylla samtliga arbetsrättsliga villkor – vår kalkyl har tagit höjd för avtalsenliga löner – än att låta myndigheten undra.
4. Ge konkreta exempel och siffror: En bra förklaring innehåller gärna exempel eller beräkningar som illustrerar varför priset är rimligt. Ni kan till exempel visa en kalkyl som jämför er lösning med en traditionell, där det framgår att ni sparar X antal timmar à Y kr/timme, vilket motiverar prisnivån. Har ni rabatter från underleverantörer eller egen teknik? Ange hur mycket kostnadsbesparing det medför. Ju mer påtagliga och objektiva era argument är, desto trovärdigare blir förklaringen. Domstolar har godtagit förklaringar där leverantören hänvisat till specifika effektivitetsvinster eller strategiska affärsöverväganden (t.ex. att man går in på en ny marknad och därför accepterar lägre marginaler). Om era skäl ligger i linje med sådana exempel är chansen god att de bedöms som godtagbara.
5. Var snabb och tydlig: Svara inom den tidsfrist som myndigheten anger i sin begäran om förklaring. Håll språket klart och sakligt. Det kan vara bra att låta någon utomstående läsa igenom svaret innan ni skickar det, för att säkerställa att resonemanget är begripligt även för den som inte känner till ert företag. Undvik försvarsställning eller vaga uttalanden – gå rakt på sak och fokusera på fakta. Kom också ihåg att inte lägga till nya erbjudanden eller ändra något i anbudet i er förklaring; ni får endast utveckla bakgrunden till det pris ni faktiskt offererat.
Om förklaringen accepteras av den upphandlande myndigheten kommer ert anbud att kvarstå i utvärderingen. Om förklaringen däremot inte anses tillfredsställande, är myndigheten skyldig att förkasta anbudet. Det är därför klokt att lägga tid och omtanke på en sådan här förklaring. Tveka inte att ta hjälp av juridiska rådgivare om ni känner er osäkra – en erfaren upphandlingsjurist kan hjälpa er formulera ett svar som adresserar myndighetens frågor på rätt sätt och ökar chanserna att ert anbud bedöms som seriöst.
Kontakta oss: Upphandlingsjuristen har gedigen erfarenhet av offentliga affärer. Om ditt företag behöver stöd med att hantera en situation med påstått onormalt lågt anbud, eller andra upphandlingsrättsliga frågor, är du välkommen att kontakta oss för kvalificerad juridisk hjälp.
Referenser:
-
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, 16 kap. 7 § – Skyldighet att begära förklaring vid misstanke om onormalt lågt anbud; anbud ska förkastas om förklaringen inte är tillfredsställande. > riksdagen.se
-
Högsta förvaltningsdomstolen 2016 ref. 3 II – Exempel på praxis där HFD godtog leverantörens förklaringar (bl.a. negativa priser) som tillräckliga; ingen uteslutning skedde då förklaringen ansågs godtagbar. > upphandlingsmyndigheten.se.
-
Upphandlingsmyndigheten – Vägledning “Onormalt låga anbud” (2021): Principer och exempel på godtagbara förklaringar, samt myndighetens skyldighet att förkasta anbud utan godtagbar förklaring. > upphandlingsmyndigheten.se.