Förbered och planera för att lämna anbud

Att vinna en offentlig upphandling börjar långt innan själva anbudet lämnas in. Grundlig förberedelse och planering är nyckeln till ett framgångsrikt anbud. I denna guide går vi igenom steg-för-steg hur ditt företag kan förbereda sig för att lämna ett komplett och konkurrenskraftigt anbud i en offentlig upphandling.

Analysera förfrågningsunderlaget i tid

Så snart ni hittar en intressant upphandling, ladda ner och läs igenom hela upphandlingsdokumentet noggrant. Förståelsen för “affären” är A och O: vilka behov, krav och villkor ställer den upphandlande myndigheten? Gå igenom alla delar – från administrativa föreskrifter till tekniska specifikationer och utvärderingskriterier. Det är klokt att göra detta i ett tidigt skede så att ni hinner planera arbetet. Notera särskilt:

• Obligatoriska krav: Uppfyller vi alla skall-krav själva eller behöver vi ta in en partner/underleverantör för vissa delar? Om något krav verkar svårt att uppfylla, överväg om ni kan åtgärda det (t.ex. skaffa intyg, certifiering) innan anbudstidens slut, eller om ni bör avstå. Ett anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav kommer att förkastas.

• Tilldelningskriterier: Finns det utvärderingskriterier (bör-krav) som ger extra poäng? Planera hur ni kan maximera er poäng, t.ex. genom mervärden eller konkreta beskrivningar som adresserar kriterierna.

• Avtalsvillkor: Var uppmärksam på kommersiella villkor (t.ex. leveranstider, prisjusteringar, böter). Kan vi acceptera dem? Om något villkor är problematiskt, kanske ni behöver ställa en fråga eller förbereda ett förtydligande.

Att tidigt identifiera potentiella frågetecken gör att ni kan utnyttja tiden för att reda ut dem. Om något i dokumenten är oklart eller verkar felaktigt – ställ frågor i god tid! De flesta upphandlingar har en frågeperiod. Genom att fråga tidigt ger ni myndigheten chans att svara innan deadline. Frågor och svar brukar distribueras till alla anbudsgivare, så ställ inga frågor som avslöjar er lösning eller pris, men tveka inte att be om förtydliganden kring kraven.

Planera arbetet och sätt en tidslinje

En vanlig fallgrop är att underskatta tiden det tar att sammanställa ett bra anbud. Skapa en tidsplan bakåt från sista anbudsdag. Planera in viktiga milstolpar, till exempel:

• Datum för att ha första utkast klart.

• Sista dag för interna genomgångar/kvalitetskontroll.

• Tid för eventuella kompletteringar, inhämtning av bilagor och underskrifter.

Fördela ansvar i teamet: Vem skriver vilket avsnitt? Vem samlar in referenser och intyg? Vem dubbelkontrollerar att alla krav är besvarade? Se till att alla involverade förstår deadline och sina uppgifter. Det kan vara bra att ha bufferttid mot slutet – oväntade saker kan inträffa (tekniska strul med upphandlingssystemet, personer blir sjuka etc.). Kom ihåg att ett sent inkommet anbud inte tas upp till prövning överhuvudtaget, så lägg in marginal för att lämna in anbudet i god tid före deadline.

Säkerställ att alla krav uppfylls

När ni utformar svaren, följ strukturen i upphandlingsdokumenten. Det underlättar för utvärderarna att se att ni besvarat allt. Besvara alla efterfrågade uppgifter och frågor tydligt. En bra princip är: Svara på det som efterfrågas – varken mer eller mindre. Att skriva irrelevant information eller marknadsföringsmaterial utöver frågorna kan göra anbudet svårläst och riskera att viktig info drunknar. Å andra sidan får inget väsentligt utelämnas.

Gör gärna en checklista utifrån förfrågningsunderlaget: Lista varje skall-krav och kontrollera att ni i ert anbudstext eller bilaga tydligt visar hur ni uppfyller det. Hänvisa inte bara till bilagor eller webbsidor om det inte uttryckligen är tillåtet – ge myndigheten det den ber om direkt i anbudet. Om något intyg eller dokument krävs, bifoga det och kontrollera att det är aktuellt och korrekt ifyllt.

Ett vanligt misstag är ofullständiga anbud – till exempel att man missar att svara på en fråga eller glömmer bifoga ett efterfrågat dokument. Många upphandlande myndigheter är strikta: ofullständigt ifyllda anbud blir tyvärr förkastade. Till skillnad från privata affärer får inte myndigheten fritt be er komplettera i efterhand; möjligheterna att rätta till brister senare är mycket begränsade. Därför måste anbudet vara korrekt och komplett när ni lämnar in det.

Skriv ett tydligt och konkurrenskraftigt anbud

Tänk på att utvärderarna kanske läser många anbud. Gör det lätt för dem att gilla ert:

• Tydlighet och språk: Skriv enkelt, rakt och konkret. Undvik interna förkortningar eller tekniska termer utan förklaring (om de inte är branschstandard). Ett tydligt anbud minskar risken för missförstånd vid utvärderingen.

• Struktur: Följ gärna rubrikerna i underlaget. Om det finns färdiga svarsmallar eller formulär, använd dem. En konsekvent struktur (t.ex. samma numrering som kraven) hjälper utvärderaren att hitta varje svar.

• Övertyga i kvalitetskriterier: Om utvärderingen sker på mer än pris, se till att ni beskriver era mervärden utförligt. Besvara “bör-krav” och utvärderingsfrågor med konkreta exempel. Visa hur ni kommer leverera hög kvalitet, inte bara att ni gör det.

• Layout: Se till att dokumentet är prydligt. Korrekturläs för att undvika stavfel och ofullständiga meningar. Använd gärna rubriker, punktlistor och tabeller där det passar för att öka läsbarheten.

Ett tips är att låta någon utomstående (eller en kollega som inte varit med och skrivit) läsa igenom anbudet före inlämning. Då upptäcker ni ifall något svar är otydligt eller om ni råkat utelämna viktig information.

Dubbelkontroll innan inlämning

Innan anbudet skickas in, gör en sista kontrollrunda: Har ni besvarat allt? Följt alla instruktioner? Är alla bilagor med och signerade om så krävs? Säkerställ att rätt behörig person hos er har undertecknat anbudet eller lämnat in det elektroniskt med korrekt behörighet.. Det låter självklart, men många anbud faller på formaliafel.

Lämna in anbudet i god tid! Vänta inte till sista timmen på sista anbudsdag. Tekniska problem kan uppstå, eller så upptäcker ni ett fel i sista minuten. Anbud som kommer in för sent får inte prövas– även om förseningen är på grund av strul med e-portal eller internet hos er. Så skydda ert arbete genom att vara ute i god tid, gärna minst ett dygn i förväg. Ni kan ofta uppdatera eller byta ut anbud fram till deadline om ni skulle behöva, men undvik att vara ute på minuten.

När anbudet väl är inskickat och anbudstiden gått ut, kommer den upphandlande myndigheten att öppna och utvärdera alla inkomna anbud. Har ni lagt ner det jobb som beskrivits ovan ökar chansen markant att ert anbud går vidare i utvärderingen och står sig väl mot konkurrenterna.

Ta hjälp om resurserna tryter

Att skriva ett konkurrenskraftigt anbud kan vara krävande, särskilt för ett mindre företag med begränsad tid och personal. Om ni känner att ni inte hinner eller att kravbilden är komplex, kan det vara värt att anlita professionell hjälp. Vi på Upphandlingsjuristen erbjuder erfarna anbudskonsulter inom offentlig upphandling som kan stötta i processen – från att tolka underlaget korrekt till att kvalitetssäkra ert färdiga anbud. Läs mer om tjänsten Skriva anbud – anbudskonsult offentlig upphandling hos oss om ni vill öka era chanser utan att dra all tid från kärnverksamheten. Med rätt planering och eventuellt experthjälp kan anbudsarbetet bli både effektivare och leda till fler vunna kontrakt.

Se vidare vår tjänst Skriva anbud - Anbudskonsult offentlig upphandling.

Referenser:

Upphandlingsmyndigheten – “Att lämna anbud” (2022): Råd till leverantörer att besvara alla frågor i underlaget noggrant och säkerställa att anbudet uppfyller samtliga krav; ofullständiga anbud förkastas ofta direkt
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/leverantor-och-foretag/gora-affarer-med-offentlig-sektor/

Stockholms stad – “Upphandling steg för steg: Lämna anbud” (2023): Påminner om att möjligheterna att komplettera i efterhand är begränsade och att alla efterfrågade uppgifter ska besvaras, samt att anbud inte får komma in för sent
upphandling.stockholm
Se länk: https://upphandling.stockholm

Upphandlingsmyndigheten – “Att tänka på vid anbud” (2021): Tipsar bl.a. om att ställa frågor tidigt vid oklarheter och att noga följa de administrativa föreskrifterna vid ifyllnad av anbud
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/leverantor-och-foretag/gora-affarer-med-offentlig-sektor/

Upphandlingsmyndigheten – “Fyll i upphandlingsdokumentens alla delar” (2022): Understryker att anbudsgivaren bara har en chans att lämna sitt bästa anbud och att den upphandlande organisationen inte är skyldig att tillåta förtydliganden i efterhand
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/leverantor-och-foretag/gora-affarer-med-offentlig-sektor/

Arbetsförmedlingen & Lomma kommun, “Göra affärer med offentlig sektor – Lämna anbud” (2020): Rekommenderar att gå igenom underlaget tidigt för att hinna förbereda alla dokument i tid och planera arbetet effektivt
lomma.se. (Externa checklistor kan vara till hjälp i planeringsfasen.)
Se länk: https://www.lomma.se