Skriven av: Mikael Rendahl
Ett tilldelningsbeslut innebär inte bara att en vinnare har utsetts. För den leverantör som inte fick kontraktet startar samtidigt en kort period där beslutet behöver granskas, underlaget säkras och eventuella fel bedömas. Väntar ni för länge kan myndigheten hinna ingå avtal, vilket normalt stänger möjligheten att överpröva själva upphandlingen.
Det är därför klokt att behandla tilldelningsbeslutet som starten på en strukturerad juridisk och affärsmässig kontroll. Målet är inte att leta fel för sakens skull, utan att snabbt avgöra om utvärderingen har följt upphandlingsdokumenten, om ett fel kan ha påverkat konkurrensen och om en överprövning är motiverad.
|
Det viktigaste först: Fastställ avtalsspärrens sista dag, begär ut centrala handlingar omedelbart och låt inte en pågående dialog med myndigheten ersätta en rättidig ansökan till förvaltningsrätten. |
Börja med tidsfristen - inte med hela utvärderingen
När tilldelningsbeslutet skickas elektroniskt är avtalsspärren normalt minst tio dagar. Om underrättelsen skickas på annat sätt är minimitiden normalt femton dagar. Den upphandlande organisationen kan ange en längre avtalsspärr, men inte en kortare än lagens miniminivå.
Dag noll är den dag då tilldelningsbeslutet skickas. Om den sista dagen infaller på exempelvis en lördag, söndag eller allmän helgdag kan tidsfristen förlängas till nästa vardag. Utgå ändå alltid från den sista dag som anges i tilldelningsbeslutet och kontrollera beräkningen direkt.
En ansökan om överprövning som kommer in innan avtalsspärren löper ut medför normalt att avtalsspärren fortsätter att gälla under förvaltningsrättens handläggning. En begäran om fler upplysningar, ett telefonsamtal eller en begäran om att få ut handlingar har däremot inte samma verkan. Fortsätt därför att arbeta mot den juridiska tidsfristen även om myndigheten ännu inte har svarat.
Begär rätt handlingar samma dag
Tilldelningsbeslutet ska innehålla skälen för beslutet och uppgift om avtalsspärren. Som anbudsgivare kan ni också begära ytterligare upplysningar om varför ert anbud inte antogs och, om ni lämnat ett godtagbart anbud, om det vinnande anbudets relativa fördelar.
När tilldelningsbeslutet har fattats är huvudregeln att handlingarna i upphandlingen blir offentliga. Enskilda uppgifter kan dock fortfarande omfattas av sekretess. Begär därför ut materialet preciserat och skyndsamt, till exempel:
Beslut och protokoll: Begär tilldelningsbeslutet och det fullständiga utvärderingsprotokollet.
Poäng och beräkningar: Begär poängmatriser, beräkningar och motiveringar för respektive kriterium.
Vinnande anbud: Begär det vinnande anbudet och de bilagor som haft betydelse för kvalificering och utvärdering.
Kompletteringar: Begär eventuella förtydliganden eller kompletteringar som efterfrågats efter anbudstidens utgång.
Frågor och svar: Samla de meddelanden som kan ha påverkat hur kraven skulle förstås.
Om vissa uppgifter maskeras bör ni bedöma om det går att precisera begäran eller begära ett formellt beslut i sekretessfrågan. Samtidigt måste analysen fortsätta med det material som redan finns.
Granska utvärderingen i rätt ordning
En effektiv granskning börjar inte med frågan om vinnaren fick för höga poäng. Den börjar med att kontrollera hela beslutskedjan.
1. Kontrollera ert eget anbud. Har myndigheten bedömt att ni uppfyller samtliga obligatoriska krav och kvalificeringskrav? Om ert anbud har förkastats behöver skälen jämföras ord för ord med upphandlingsdokumenten och de svar som lämnats under anbudstiden.
2. Kontrollera det vinnande anbudet. Finns det stöd för att vinnaren uppfyller krav på exempelvis referenser, bemanning, teknisk kapacitet, intyg, leverans eller efterfrågade bilagor? Utgå från det som faktiskt krävdes - inte från vad som hade varit önskvärt.
3. Kontrollera poäng och beräkningar. Stämmer priser, viktningar, procentsatser och summeringar? Ett litet räknefel kan vara avgörande om marginalen mellan anbuden är liten.
4. Kontrollera motiveringarna. Har myndigheten använt de kriterier och bedömningsgrunder som angavs i förväg? Har liknande svar bedömts på ett jämförbart sätt, eller tycks nya krav ha införts i efterhand?
5. Kontrollera sambandet med skadan. Skulle felet kunna ha påverkat er möjlighet att vinna, få en bättre rangordning eller konkurrera på lika villkor? Det räcker inte att ett fel är principiellt intressant.
Ett upphandlingsfel räcker inte - felet måste kunna ha skadat er
För att domstolen ska ingripa krävs både ett brott mot upphandlingsreglerna och att felet har medfört, eller kan medföra, skada för den leverantör som ansöker. Skadan behöver därför beskrivas konkret. Det kan exempelvis handla om att ett felaktigt godkänt anbud placerats före ert, att er poäng har beräknats på ett annat sätt än vad modellen anger eller att ett otydligt krav har påverkat hur ni utformade ert pris.
Det är svagare att endast skriva att utvärderingen känns orättvis eller att myndigheten borde ha uppskattat ert erbjudande mer. Ansökan behöver koppla ett bestämt fel till en faktisk påverkan på företagets konkurrensmöjlighet i just den aktuella upphandlingen.
Fråga myndigheten - men förlora inte tid
En tydlig fråga till myndigheten kan ge ett snabbt svar, rätta ett rent förbiseende eller ge bättre underlag för riskbedömningen. Fråga kort och precist: vilken bestämmelse eller vilket avsnitt i upphandlingsdokumenten stödjer bedömningen, hur har poängen räknats och vilka handlingar låg till grund för vinnande leverantörs kvalificering?
Samtidigt bör ni sätta en intern stoppunkt före avtalsspärrens utgång. Om det då finns ett identifierat upphandlingsfel, tillräcklig dokumentation och en konkret skaderisk måste företaget kunna fatta beslut om överprövning. En ofullständig dialog med myndigheten är inte i sig ett skäl att missa tidsfristen.
Vad behöver en ansökan fånga?
En ansökan bör tydligt ange vilket beslut som ska prövas, vilket ingripande som begärs, vilka konkreta omständigheter som åberopas, på vilket sätt myndigheten har brutit mot reglerna och hur felet har skadat eller kan skada företaget. Relevanta handlingar och bevis bör bifogas eller identifieras.
Nya omständigheter som åberopas senare än tre veckor efter att ansökan kom in får som huvudregel inte beaktas i förvaltningsrätten, om leverantören inte kan visa ett godtagbart skäl. Den fristen ska inte ses som extra utredningstid. Målen handläggs skyndsamt och domstolen kan begära yttranden med betydligt kortare svarstid.
En praktisk kontroll före beslut
Tidsfristen: Är avtalsspärrens sista dag säkerställd och dokumenterad?
Felet: Kan ni peka ut ett konkret krav, kriterium eller en rättslig princip som myndigheten kan ha frångått?
Underlaget: Finns handlingar, beräkningar eller andra uppgifter som stödjer invändningen?
Skadan: Kan ni förklara hur felet påverkade er möjlighet att konkurrera eller vinna?
Åtgärden: Är den begärda åtgärden realistisk - rättelse av utvärderingen eller att upphandlingen görs om?
Beslutet: Har rätt personer i företaget mandat att fatta beslut innan tiden går ut?
Så kan Upphandlingsjuristen hjälpa er
När avtalsspärren löper behövs ofta både snabbhet och återhållsamhet. Vi hjälper leverantörer att skilja ett möjligt upphandlingsfel från en utvärdering som främst är affärsmässigt nedslående.
Snabb granskning: Vi granskar tilldelningsbeslut, utvärderingsprotokoll och upphandlingsdokument.
Juridisk bedömning: Vi bedömer om det finns ett konkret upphandlingsfel, tillräckligt stöd och relevant skaderisk.
Ansökan och process: Vi kan upprätta ansökan om överprövning och representera er i förvaltningsdomstol.
Strategiskt beslut: Vi ger råd när företaget behöver välja mellan överprövning, fortsatt dialog och att avstå.
Läs mer om tjänsten: Överprövning vid offentlig upphandling
Referenser:
Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, 12 kap. 12-13 §§ och 20 kap. 1, 5 b, 6, 8 och 11 §§ (2016, aktuell lydelse 2026)
Reglerar bland annat underrättelse om tilldelningsbeslut, avtalsspärr, överprövning, skaderekvisit, förlängd avtalsspärr och tidsfrist för ansökan.
Upphandlingsmyndigheten: Tilldelningsbeslut fattas (2026)
Beskriver vad tilldelningsbeslutet ska innehålla, möjligheten att begära ytterligare upplysningar, offentlighet efter beslut och kopplingen till avtalsspärren.
https://www.upphandlingsmyndigheten.se/gora-affarer-med-offentlig-sektor/tilldelningsbeslut-fattas/
Upphandlingsmyndigheten: Avtalsspärr och ingå avtal (2026)
Förklarar minimitiderna på tio respektive femton dagar, hur dagarna räknas och att en rättidig ansökan normalt leder till förlängd avtalsspärr.
Sveriges Domstolar: Ansök om överprövning av offentlig upphandling (2021)
Anger vilka uppgifter en ansökan bör innehålla och vilka handlingar som bör bifogas för att domstolen ska kunna pröva påstådda fel och skada.
Högsta förvaltningsdomstolen: HFD 2022 ref. 4 I och II (2022)
Klargör att leverantören måste konkretisera hur bristen påverkat möjligheten att konkurrera och att det kan få betydelse om leverantören inte försökt begränsa skadan under anbudstiden.