I många upphandlingar avgörs inte vinnaren av lägsta pris – utan av bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Då blir de “mjukare” delarna i anbudet avgörande: arbetssätt, metod, genomförandeplan, kvalitetssäkring, bemanning, samverkan och liknande.
Utmaningen är att den typen av frågor kan kännas öppna. Och öppna frågor skapar ofta två risker:
-
att anbudsgivare svarar för allmänt (och tappar poäng), eller
-
att utvärderingen upplevs subjektiv (vilket kan skapa tvist).
Här är ett praktiskt sätt att förstå hur de här beskrivningarna bedöms – och hur du kan skriva så att du faktiskt går att utvärdera högt.
Behöver du stöd i arbetet att skriva anbud, eller vill du få en juridisk genomgång av förutsättningarna innan du lämnar in? Se tjänsten Skriva anbud.
Vad menas med “mjukare” beskrivningar?
“Mjukare” brukar i praktiken betyda att beställaren ber dig beskriva:
-
hur ni ska arbeta, inte bara vad ni levererar,
-
hur ni säkerställer kvalitet över tid,
-
hur ni hanterar risker, avvikelser och uppföljning,
-
hur ni organiserar kompetens och resurser.
Det är alltså sällan “mjukt” i betydelsen “oviktigt” – utan snarare att det kräver en tydlig struktur och bra bevisning.
Vad kräver regelverket: tydlighet och förutsebarhet
Upphandlingsdokument ska vara utformade så att kraven och grunderna för bedömning är klara och tydliga, och så att rimligt informerade och normalt omsorgsfulla leverantörer kan förstå dem på samma sätt. Det är kärnan i öppenhets-/transparensprincipen.
För dig som leverantör ger det två viktiga slutsatser:
-
Det du skriver ska kunna kopplas till det som faktiskt efterfrågas.
-
Om kriterierna är för otydliga kan du behöva agera redan under anbudstiden.
Läs underlaget som en utvärderare: hitta “poängmaskinen”
Ett enkelt knep: anta att du själv sitter i utvärderingsgruppen och måste sätta poäng snabbt och konsekvent.
Gör därför en tabell internt (behöver inte bifogas) där du per kriterium skriver:
-
Vad är frågan?
-
Vad är beviset? (dokument, rutin, mall, certifiering, nyckeltal, referens)
-
Hur visar vi nivåskillnad? (basnivå vs mervärde)
-
Var står det i anbudet? (sid-/bilagehänvisning)
Om du inte kan fylla i “beviset” – då är svaret ofta för fluffigt.
Så skriver du ett svar som går att utvärdera (och premieras)
Här är byggstenarna som oftast fungerar bra:
Spegla rubriker och ordval i kriteriet
Om kriteriet heter “Kvalitetssäkring” – döp din rubrik till samma sak.
Det hjälper utvärderaren att hitta, och minskar risken att du tappar poäng på att svaret “inte adresserar kriteriet”.
Skriv i formatet: Påstående → Hur → Bevis → Effekt
Exempel på logik (inte färdig text):
-
Påstående: “Vi säkerställer kvalitet genom X.”
-
Hur: “Det gör vi genom A, B, C i varje uppdrag.”
-
Bevis: “Det finns som rutin/mall/uppföljningspunkt och ansvarig roll.”
-
Effekt: “Det leder till att avvikelse upptäcks inom Y och åtgärdas inom Z.”
Visa mervärde utan att lova för mycket
“Mervärde” brukar bedömas som:
-
mer konkret,
-
mer robust,
-
mer kontrollerbart,
-
mer relevant för behovet.
Det är ofta bättre att beskriva en enkel, fungerande process med tydliga kontroller, än att lova “högsta kvalitet” utan mekanik bakom.
Var mätbar när det är rimligt
Du behöver inte göra allt till siffror – men där det går, ger det ofta tydlighet:
-
svarstid,
-
uppföljningsfrekvens,
-
leveranssteg,
-
risknivåer,
-
kundnöjdhet/avvikelserapportering.
Om kriterierna är otydliga: fråga innan du chansar
Om du upplever att det inte framgår:
-
vad som krävs för full poäng,
-
hur skalan fungerar,
-
vad som väger tyngst,
… då är det ofta klokt att ställa en fråga. Otydliga utvärderingsmodeller är en återkommande grund för tvist, men det är alltid bättre att försöka reda ut oklarheter innan anbud lämnas.
Efter tilldelning: gör en snabb “skadeanalys”
Om du inte vinner och misstänker att bedömningen varit oförutsebar eller felaktig:
-
begär och läs tilldelningsbeslutet noga,
-
jämför poäng/bedömning med kriterierna,
-
kontrollera om felet kan ha påverkat din möjlighet att vinna.
En överprövning kräver i regel både ett påstått fel och att du lidit eller riskerat att lida skada.
Sammanfattning
“Mjukare” frågor i anbud handlar nästan alltid om samma sak: gör det lätt att förstå, lätt att kontrollera och tydligt kopplat till kriteriet. När du skriver för utvärdering – inte för marknadsföring – ökar du chansen att få den poäng du faktiskt förtjänar.
Relaterad tjänst hos Upphandlingsjuristen
https://upphandlingsjuristen.se/products/skriva-anbud-anbudskonsult-offentlig-upphandling
Referenser:
Upphandlingsmyndigheten – “Transparensprincipen och obligatoriska krav i upphandlingsdokumentet” (2017, uppdaterad 2021): Beskriver att upphandlingsdokument ska vara tydliga och förutsebara så att leverantörer kan tolka dem på samma sätt.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/frageportalen/1531004/skallkrav/
Högsta förvaltningsdomstolen – “HFD 2015 ref. 55” (2015): Rättsfall som berör krav på förutsebarhet/öppenhet i upphandling och att utvärdering ska kunna ske utifrån angivna förutsättningar.
domstol.se
Se länk: https://www.domstol.se/globalassets/filer/domstol/hogstaforvaltningsdomstolen/avgoranden/2015/2015-10-29-5402-14.pdf
Högsta förvaltningsdomstolen – “HFD 2022 ref. 41” (2022): Rättsfall som rör utvärderingsmodell och tillämpningen av upphandlingsrättsliga principer i bedömningen.
domstol.se
Se länk: https://www.domstol.se/globalassets/filer/domstol/hogstaforvaltningsdomstolen/avgoranden/2022/hfd-2022-ref-41.pdf
Upphandlingsmyndigheten – “Hur otydlig får en utvärderingsmodell vara?” (årtal anges på sidan): Lyfter att bristande förutsebarhet och otydlighet i utvärderingsmodeller kan strida mot öppenhetsprincipen och kan ligga till grund för överprövning.
upphandlingsmyndigheten.se
Se länk: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/frageportalen/2159271/utvarderingskriterier-lq00/