Anbudscheck innan inlämning: juridiska kontrollpunkter de sista dagarna

Skriven av: Mikael Rendahl

De sista dagarna innan anbudsinlämning är ofta stressiga. Priser ska kontrolleras, texter ska färdigställas, bilagor ska samlas in och interna godkännanden ska bli klara. Samtidigt är det just i slutet av processen som många avgörande misstag uppstår.

En anbudscheck innan inlämning bör därför inte bara vara en språklig genomgång. Den bör vara en juridisk och praktisk kontroll av att anbudet uppfyller kraven i upphandlingen, att alla bevis finns med och att ingenting i anbudet riskerar att skapa oklarhet.

Börja med anbudsfristen

Den viktigaste kontrollpunkten är också den mest grundläggande: anbudet måste lämnas in i tid. Ett för sent inkommet anbud ska normalt inte prövas. Därför bör anbudsfristen kontrolleras flera gånger, särskilt om anbudet lämnas i ett digitalt upphandlingssystem.

Kontrollera sista dag, klockslag, tidszon, inlämningssätt och om det finns tekniska moment som kan ta tid. Det är också klokt att inte vänta till sista minuten. Tekniska problem, fel behörighet eller saknade uppgifter i systemet kan annars bli svåra att hantera.

Spara alltid kvitto eller bekräftelse på att anbudet har lämnats in.

Kontrollera alla skallkrav en sista gång

Innan anbudet skickas in bör samtliga skallkrav gås igenom punkt för punkt. Frågan är inte bara om företaget kan uppfylla kraven, utan om det framgår tillräckligt tydligt av anbudet.

Ställ kontrollfrågor som:

Har varje obligatoriskt krav besvarats?
Framgår det tydligt att kravet accepteras eller uppfylls?
Finns rätt bilaga eller bevis kopplat till kravet?
Har eventuella underleverantörer eller samarbetspartners hanterats korrekt?
Finns det krav i bilagor, administrativa föreskrifter eller formulär som lätt kan missas?

Många fel uppstår när krav ligger utspridda i flera dokument. Därför bör kontrollen inte bara utgå från huvudformuläret, utan från hela upphandlingsdokumentationen.

Granska bevis och bilagor

Nästa steg är att kontrollera beviskrav och bilagor. Här bör man inte nöja sig med att se att en fil är uppladdad. Man bör också kontrollera vad filen faktiskt innehåller.

Kontrollera till exempel:

att alla efterfrågade bilagor finns med
att rätt version av varje dokument har bifogats
att intyg, certifikat och försäkringsbevis är aktuella
att referenser innehåller efterfrågade uppgifter
att CV:n, kompetensprofiler och underlag matchar kraven
att dokument som ska undertecknas är undertecknade
att filnamn och struktur gör anbudet lätt att följa

Det är särskilt viktigt att kontrollera om myndigheten kräver en särskild mall. Om en viss bilaga ska fyllas i på ett visst sätt bör leverantören normalt följa den strukturen noggrant.

Leta efter otillåtna reservationer

Ett anbud kan bli riskabelt om det innehåller formuleringar som kan uppfattas som reservationer. Det kan exempelvis handla om att leverantören skriver att ett villkor gäller “om parterna kommer överens”, “under förutsättning att” eller att leverantörens egna standardvillkor ska gälla.

Alla sådana formuleringar behöver inte vara otillåtna, men de bör kontrolleras noggrant. I offentlig upphandling är det ofta svårt att acceptera ett anbud som inte fullt ut accepterar de krav och villkor som myndigheten har ställt.

Inför inlämning bör därför kommersiella villkor, avtalskommentarer, prisbilagor och eventuella fritextsvar granskas med särskild försiktighet.

Säkerställ att svaren matchar utvärderingsmodellen

Ett komplett anbud är inte alltid ett starkt anbud. Om upphandlingen innehåller kvalitetskriterier behöver svaren också vara anpassade efter hur anbudet ska utvärderas.

Kontrollera därför om svaren:

besvarar exakt det som efterfrågas
är tillräckligt konkreta
visar metod, ansvar, tidplan eller kvalitetssäkring där det efterfrågas
undviker alltför allmänna standardsvar
är tydliga för en utvärderare som inte känner företaget sedan tidigare

Det är vanligt att företag skriver om sin verksamhet på ett sätt som är korrekt, men inte tillräckligt kopplat till upphandlingens kriterier. En bra anbudscheck bör därför kontrollera både formalia och poängpotential.

Kontrollera behörighet och undertecknande

I vissa upphandlingar krävs att anbudet undertecknas av behörig företrädare eller att särskilda fullmakter bifogas. Även om upphandlingen sker digitalt bör behörighetsfrågan kontrolleras.

Det kan vara relevant att kontrollera:

vem som lämnar in anbudet
om personen har rätt behörighet i upphandlingssystemet
om firmateckning eller fullmakt krävs
om undertecknade dokument har signerats på rätt sätt
om koncernbolag, samarbetspartner eller underleverantör används

Behörighetsfrågor är enkla att förbise, men kan få stor praktisk betydelse om de är kopplade till obligatoriska krav eller anbudets giltighet.

Efter inlämning: spara underlaget

När anbudet har lämnats in bör leverantören spara en komplett kopia av det slutliga anbudet, kvitto på inlämningen och relevant kommunikation från upphandlingssystemet. Det kan vara viktigt både för intern uppföljning och om frågor uppstår efter tilldelningsbeslutet.

Om företaget inte vinner upphandlingen bör tilldelningsbeslutet, utvärderingen och eventuella skäl analyseras snabbt. Tidsfristerna vid överprövning är korta, vilket gör att leverantören behöver agera utan dröjsmål om det finns misstanke om fel i upphandlingen.

Relaterade tjänster hos Upphandlingsjuristen

Skriva anbud med anbudskonsult

Granska ert anbud innan inlämning

Överprövning vid offentlig upphandling

Juridisk rådgivning inom offentlig upphandling

Referenser:

Tillbaka till blogg